Cómo cambiar de gestoría sin perder documentos ni plazos

Abres la carpeta que te ha enviado tu antigua gestoría. Hay un PDF del IVA, un Excel con facturas y un correo que dice «está todo». La nueva gestoría te pregunta quién se encarga del trimestre en curso. El correo no lo aclara, y el PDF no confirma si el pago se cargó.

Puedes resolver el cambio sin revisar a ciegas toda tu actividad. Empieza por una lista de tareas y pruebas: qué se hizo, dónde está el justificante y quién se ocupa de lo que falta. Usa la misma lista con ambas gestorías para que cada respuesta quede vinculada a un trámite concreto.

Fija la fecha de cambio y quién se ocupa de cada trámite

Acuerda una fecha de corte por escrito y revisa el preaviso y las condiciones de tu servicio. Después, pregunta qué tareas termina la gestoría saliente y cuáles acepta la nueva. La fecha del cambio y el reparto de tareas son decisiones distintas. Ninguna cambia por sí sola tus obligaciones ni tus plazos ante Hacienda.

Imagina que tienes un taller de cerámica y cambias de gestoría a mitad de trimestre. Hay facturas registradas por la saliente, otras que aún no has enviado y una domiciliación de un periodo anterior por comprobar. Antes de mover archivos, anota las tres tareas por separado. Así puedes pedir una respuesta distinta para cada una.

Puedes presentar el próximo modelo tú o la gestoría que confirme el encargo y esté habilitada para el trámite. En la AEAT, según el trámite, puede actuar con apoderamiento o mediante colaboración social con tu autorización. La fecha de corte y el reparto de tareas no cambian por sí solos tus obligaciones ni los plazos ante Hacienda.

Copia esta tabla y empieza por lo que vence primero

Sustituye las filas de ejemplo por las de tu actividad y comprueba cada fecha en el calendario o en la notificación correspondiente. Si nadie ha aceptado una tarea, escribe «sin confirmar» y pide una respuesta. La fecha de corte ayuda a ordenar el trabajo; comprueba los vencimientos por separado.

Si vas a domiciliar un ingreso, anota tres fechas por separado en la fila. Separa el plazo general de presentación, el plazo para presentar con domiciliación y la fecha prevista de cargo. Así sabes qué decisión no puede esperar.

Si te dicen «nos ocupamos a partir del lunes», pide que concreten el modelo y el periodo. Por ejemplo: «¿Presentáis el IVA del trimestre completo con las facturas ya registradas por la gestoría anterior?». Cuando te confirmen que sí, anota qué documentos esperan y a quién avisar si aparece un dato nuevo.

Separa también tres responsabilidades distintas: preparar el modelo, presentarlo y comprobar el pago. Si te toca revisar un cargo o validar la cuenta bancaria, anota la tarea y su fecha en la misma fila.

Pide un archivo que puedas abrir y revisar

Solicita la documentación por ejercicio y periodo. Empieza por el trimestre abierto, el anterior y cualquier asunto pendiente, y acuerda después cómo completar el archivo histórico de tu actividad. Un índice sencillo con el nombre de cada carpeta te permite detectar huecos antes de entregar todo a la nueva gestoría.

Qué documentos pedir a tu antigua gestoría

• Facturas y justificantes: emitidas, recibidas, rectificativas y documentos que expliquen cobros o pagos cuando hagan falta para comprobar una operación.
• Libros y datos de trabajo: libros registro que correspondan a tu actividad y una exportación en formato reutilizable, si está disponible. Incluye las facturas del periodo abierto que ya estén registradas.
• Declaraciones y certificados: copia de los modelos que se hayan presentado, sus justificantes, datos censales y los certificados tributarios que necesites conservar. Un certificado tributario es un documento; aquí no se pide la clave de tu certificado digital.
• Expedientes y saldos: notificaciones, respuestas, aplazamientos, ingresos pendientes y cobros o pagos sin identificar. Anota el importe y la fecha solo cuando estén comprobados.

Pide una copia en formato legible y, para lo que deba seguir trabajándose, un archivo editable. Un PDF sirve para leer un libro registro, pero un Excel o un archivo CSV permite ordenar las filas y comparar importes. Pregunta qué formato puede abrir la nueva gestoría antes de pedir una exportación.

Haz una comprobación pequeña antes de dar el archivo por recibido

Abre tú una carpeta y elige una factura emitida y una recibida. Busca ambas en el fichero de trabajo y coteja número, fecha e importe. Si encuentras un hueco, pide la factura concreta o la exportación del periodo, en vez de solicitar de nuevo toda la carpeta.

En el taller de cerámica, la factura de un pedido aparece en el libro, pero falta su PDF. Carmen apunta «factura registrada, copia pendiente» y guarda el número de la factura. Así la nueva gestoría sabe que tiene que recuperar el documento sin volver a contabilizar una operación que ya figura en el listado.

Descarga tu propia copia antes de que caduque un enlace temporal o termine un acceso contratado. Si el envío incluye datos sensibles, acuerda un canal seguro con la nueva gestoría. Si echas en falta facturas de julio a septiembre, consulta cómo detectar facturas pendientes del tercer trimestre.

Para organizar los envíos mensuales, te puede ayudar esta guía para trabajar con tu gestoría como autónomo.

Comprueba qué está presentado, pagado o pendiente

Para cada modelo, busca el justificante de presentación y verifica el ejercicio y el periodo. Un PDF titulado «303» puede ser el borrador o la copia de una declaración. Cuando no encuentres el justificante, usa la consulta de declaraciones presentadas de la AEAT para localizar las copias disponibles.

Si el documento incluye un Código Seguro de Verificación, puedes usar el servicio de cotejo de la AEAT. Ese CSV identifica un documento. El archivo con extensión .csv que exportas de tu programa contiene datos en filas; guárdalo como fichero de trabajo.

Comprueba el ingreso por separado

Si el modelo sale a ingresar, comprueba el cargo en cuenta o busca el justificante del método de pago que usaste. Para una domiciliación, la fecha de pago es la del cargo en cuenta, según el Reglamento General de Recaudación. Guarda el justificante bancario cuando se produzca el cargo. También puedes descargar el justificante desde Mis pagos si ese ingreso figura allí.

En el ejemplo del taller, el IVA anterior tiene justificante de presentación y orden de domiciliación, pero Carmen todavía no ve el cargo en cuenta. La fila queda «presentado, cargo por comprobar». Si el cargo no llega, comprueba el estado en Consulta de domiciliaciones y con el banco. Pide a tu gestoría que aclare qué ha pasado antes de ordenar otro pago.

Registra los saldos y las incidencias abiertas

Pide un listado con la fecha de referencia y separa cobros de clientes, pagos a proveedores y deudas o trámites con la Administración. En cada entrada deja importe, prueba y próxima acción. Si un movimiento no está identificado, márcalo así para que la nueva gestoría sepa que debe contrastarlo.

Si el total de una exportación no coincide con el que esperabas, revisa si ambas listas cubren el mismo periodo. Puede que un fichero termine en la fecha de corte y el otro incluya movimientos posteriores.

Revisa los poderes y los accesos de ambas gestorías

Haz una lista de quién puede acceder y para qué. Empieza por tu programa de facturación, tu archivo compartido y los servicios de la Administración que use tu gestoría. Cada acceso se revisa en su sitio. Quitar una invitación del programa de facturación no cambia los poderes registrados en la Agencia Tributaria.

Comprueba qué poderes figuran en la AEAT

Revisa los poderes otorgados en la sede de la AEAT. Comprueba quién aparece y para qué trámites. Si un poder de la gestoría saliente ya no debe seguir activo, tramita su revocación por la vía correspondiente y conserva el justificante. Avisar a la gestoría por correo no sustituye la comunicación a la AEAT.

En la AEAT, la representación depende del trámite. Para presentar un modelo, puede corresponder un apoderamiento o la colaboración social con tu autorización. Aceptar el encargo o recibir los archivos no acredita la representación.

Si tu nueva gestoría va a recibir notificaciones, comprueba que el poder las cubre y que consta la aceptación del apoderado ante la AEAT. Acuerda quién revisa las notificaciones durante el cambio y sigue consultándolas mientras ese relevo no esté confirmado. Si un trámite corresponde a una hacienda foral, comprueba las opciones en su propia sede.

Mantén las credenciales personales bajo tu control

Puedes entregar un certificado tributario o el justificante de un trámite. No compartas tu clave privada, las copias del certificado que la incluyan, sus contraseñas ni los códigos de Cl@ve. La nueva gestoría debe utilizar la vía de representación que corresponda al trámite.

Si sospechas que alguien ha copiado tu certificado personal de la FNMT con su clave privada, solicita la revocación. Haz lo mismo si sospechas que alguien conoce el PIN o si has perdido el certificado. Consulta los canales de revocación de la FNMT.

Si tu gestoría utiliza Sistema RED, confirma el relevo

Pregunta si la gestoría saliente opera por ti en el Sistema RED. Si cambia el autorizado, revisa la asignación de tu número de afiliación y, si procede, de tus códigos de cuenta de cotización. Confirma el relevo en RED: coordina la retirada de la asignación anterior y la confirmación de la nueva cuando sea necesaria. Guarda el justificante de cada gestión.

Cierra el traspaso con una confirmación por escrito

Envíale a la nueva gestoría el índice, la tabla y los documentos del periodo abierto. Pídele que confirme qué recibió y qué falta. Aclara quién atiende el siguiente vencimiento y quién vigila las notificaciones. Acuerda por qué canal te pedirán una factura o un dato.

Puedes escribir: «Te envío la documentación hasta la fecha de corte. ¿Me confirmas que puedes abrir los libros, qué facturas faltan y si asumes el IVA de todo el trimestre? El pago anterior sigue pendiente de comprobar». Guarda la respuesta por escrito junto a la tabla. Si la gestoría solo confirma una parte, deja las demás tareas abiertas.

En el taller, la nueva gestoría confirma que asume el trimestre completo y pide dos justificantes. Carmen sabe cuáles buscar y dónde anotarlos. Cuando se produzca el cargo anterior, guardará su comprobante y cerrará esa fila. La revisión termina cuando cada tarea tiene una prueba o un responsable para el siguiente paso.

Haz la última comprobación con la lista delante

• Puedes abrir tu copia de la documentación sin depender de un enlace temporal.
• Cada presentación tiene su justificante; cada ingreso pendiente tiene una comprobación asignada.
• Ambas gestorías conocen qué parte del trabajo les corresponde y qué tareas siguen abiertas.
• El siguiente vencimiento tiene responsable confirmado y las notificaciones tienen una persona asignada.
• Has comprobado qué accesos siguen activos y cuándo se retirarán los que ya no hacen falta.

Si algo no se puede resolver a tiempo, señala qué falta y qué trámite queda pendiente. La nueva gestoría puede valorar primero lo que condiciona el próximo trámite y seguir recuperando el resto después. Guarda la lista final y los justificantes en un lugar al que puedas volver cuando revises el trimestre.

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