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Puntos clave
- El 30% de autónomos ha sufrido impagos que ponen en riesgo su tesorería. La prevención con contratos claros y anticipos reduce el riesgo hasta un 70%
- La Ley 3/2004 te da derecho automático a intereses de demora (BCE + 8 puntos, actualmente ~10%) más 40€ de indemnización fija sin necesidad de reclamación judicial
- El proceso monitorio no tiene límite de cuantía y es gratuito para autónomos persona física. El burofax cuesta ~31€ y sirve como prueba fehaciente de reclamación
- Puedes recuperar el IVA de facturas impagadas tras 6 meses (si eres PYME) emitiendo factura rectificativa y notificándolo a Hacienda en el modelo 952
Son las 10 de la noche. Abres el extracto bancario y haces números por tercera vez esta semana. La factura de 2.400 € que tu cliente prometió pagar "en unos días" lleva ya dos meses vencida. Has mandado tres emails. Dos WhatsApp. Incluso llamaste por teléfono. Siempre la misma respuesta: "La semana que viene sin falta". Mientras tanto, tú tienes que pagar la Seguridad Social, el alquiler del local, los proveedores. Y esa factura sigue sin aparecer en tu cuenta.
Si has vivido esta situación, no estás solo. Según datos del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo, el 30% de los autónomos españoles ha sufrido impagos que han puesto en riesgo su tesorería. La morosidad no es solo un problema de liquidez, es una fuente de estrés constante que afecta a tu negocio y a tu salud mental. Pero lo que muchos autónomos no saben es que existen mecanismos legales claros, rápidos y económicos para recuperar esas facturas. Y lo más importante: hay formas de prevenir que esto te vuelva a pasar.
En esta guía te voy a contar exactamente qué hacer desde el momento en que una factura se retrasa hasta que recuperas tu dinero. Sin tecnicismos legales. Sin vueltas. Solo lo que realmente funciona en la práctica.
Prevención: cómo evitar facturas impagadas desde el principio
La mejor estrategia para cobrar facturas impagadas es no tener facturas impagadas. Sé que suena obvio, pero la mayoría de problemas de morosidad empiezan antes incluso de emitir la factura. Con unas medidas preventivas simples puedes reducir el riesgo de impago hasta en un 70%.
Establece condiciones de pago claras desde el primer contacto
Antes de empezar a trabajar con un cliente nuevo, deja por escrito las condiciones de pago. No vale con "ya hablaremos cuando termine el proyecto". Necesitas especificar el importe exacto, la forma de pago (transferencia, domiciliación, efectivo), y sobre todo el plazo de pago. Según la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad, si no pactas un plazo específico, el plazo legal es de 30 días naturales desde la recepción de la factura. Pero puedes pactar hasta 60 días como máximo en operaciones comerciales entre empresas.
La clave está en incluir estas condiciones en tu presupuesto o contrato inicial. Algo tan simple como "Forma de pago: Transferencia bancaria. Plazo: 15 días desde la fecha de factura" ya te da una base legal clara. Y créeme, los clientes que tienen intención de pagar no ponen problemas con esto. Los que empiezan a negociar plazos eternos o condiciones raras suelen ser señales de alerta.
Usa contratos por escrito, siempre
Trabajar sin contrato es como conducir sin seguro. Puede que nunca pase nada, pero si pasa, estás totalmente desprotegido. Un contrato no tiene que ser un documento de 20 páginas lleno de jerga legal. Puede ser un simple documento en PDF que firmes digitalmente con tu cliente donde consten los servicios que vas a prestar, el precio, las condiciones de pago, y qué pasa si hay un impago (por ejemplo, intereses de demora).
Este contrato te sirve después como prueba documental si tienes que reclamar judicialmente. Y además tiene un efecto psicológico importante: un cliente que firma un contrato donde se compromete a pagarte en 15 días tiene mucha más presión moral y legal para cumplir que un cliente al que solo le has mandado un email informal.
Pide anticipos o pagos fraccionados
Esta es la medida preventiva más efectiva de todas. Si un proyecto es grande o va a durar varios meses, no esperes a terminarlo para cobrar. Pide un anticipo del 30-50% al empezar, otro 30-40% a mitad del proyecto, y el resto al finalizar. Esto no solo mejora tu tesorería, también reduce el riesgo: si el cliente desaparece o no paga, al menos has cobrado parte del trabajo.
Muchos autónomos tienen miedo de pedir anticipos porque creen que van a parecer desconfiados o que van a perder clientes. Pero la realidad es que cualquier empresa seria entiende perfectamente que un freelance o un autónomo necesita asegurar su liquidez. Y si un cliente potencial rechaza pagar un anticipo razonable, probablemente no sea el tipo de cliente con el que quieres trabajar.
Reclamación amistosa: los pasos antes de ir a juicio
Vale, ya tienes la factura impagada. El plazo venció hace dos semanas y el cliente no contesta. ¿Qué haces? Antes de ponerte en modo abogado, hay unos pasos previos que debes seguir siempre. Son más rápidos, más baratos, y en muchos casos funcionan.
Primera reclamación: el recordatorio amable
Lo primero es un email o llamada de recordatorio. Muchas veces el impago no es mala fe, sino desorganización. El cliente se olvidó, el responsable de pagos estaba de vacaciones, hubo un error en contabilidad. Un email educado pero firme suele ser suficiente.
El tono es importante aquí. No empieces con amenazas legales. Algo así funciona bien: "Hola [nombre], te escribo para recordarte que la factura nº 2026-042 por importe de 2.400 € venció el pasado 15 de noviembre y aún no hemos recibido el pago. ¿Podrías confirmarme cuándo está prevista la transferencia? Muchas gracias."
Si no recibes respuesta en 3-5 días, manda un segundo recordatorio un poco más firme: "Hola de nuevo. No he recibido respuesta sobre mi email anterior. Necesito que me confirmes el estado del pago de la factura 2026-042 (2.400 €, vencida el 15/11). Si hay algún problema con la factura, por favor indícamelo para solucionarlo cuanto antes."
El burofax: tu arma de reclamación formal
Si después de dos recordatorios sigues sin respuesta o el cliente te da largas, es momento de subir el nivel: el burofax. Un burofax es un servicio de Correos que te permite enviar un documento con acuse de recibo y certificado del contenido. Tiene valor probatorio ante los tribunales, lo que significa que puedes demostrar que reclamaste la deuda de forma fehaciente.
El coste de un burofax ronda los 31 € dependiendo del número de páginas. Es importante que solicites expresamente el certificado de texto y el acuse de recibo, porque sin esos dos documentos el burofax no sirve como prueba judicial. Puedes enviarlo desde cualquier oficina de Correos o hacerlo online desde la web de Correos.
El contenido del burofax debe ser claro y contener todos los datos de la deuda: número de factura, importe, fecha de vencimiento, concepto del servicio prestado, y una fecha límite para el pago (normalmente 10 días hábiles). También es recomendable indicar que si no se recibe el pago procederás a reclamar judicialmente, y mencionar que se aplicarán los intereses de demora correspondientes según la Ley 3/2004.
Una novedad importante: desde 2023 la Agencia Tributaria acepta el burofax como medio fehaciente de reclamación para recuperar el IVA de facturas impagadas. Esto hace que el burofax sea aún más útil, porque no solo te sirve para el proceso monitorio, sino también para justificar ante Hacienda que has reclamado la deuda.
Intereses de demora: el dinero extra que muchos olvidan
Aquí viene algo que la mayoría de autónomos desconoce: tienes derecho a cobrar intereses de demora automáticamente por el simple hecho de que tu cliente haya pagado tarde. No necesitas ir a juicio, no necesitas que el cliente lo acepte. Es un derecho que te da la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad.
El tipo de interés de demora se calcula sumando el tipo de interés del Banco Central Europeo más 8 puntos porcentuales. En el primer semestre de 2026, el tipo de interés legal de demora es del 10,15% anual. Además, tienes derecho a una indemnización fija de 40 € por gastos de gestión de cobro, que se añade automáticamente a la deuda sin necesidad de justificar nada.
Para aplicar estos intereses solo tienes que calcularlos sobre el importe impagado desde la fecha de vencimiento hasta la fecha de pago efectivo, y añadirlos en tu reclamación (ya sea en el burofax o en el proceso monitorio). Si la deuda era de 2.400 € y lleva 60 días de retraso con un interés del 10% anual, los intereses serían aproximadamente 39 €, más los 40 € de indemnización fija. Total a reclamar: 2.479 €.
El proceso monitorio: tu vía rápida para cobrar judicialmente
Si el burofax tampoco funciona y tu cliente sigue sin pagar ni dar explicaciones, es momento de ir a la vía judicial. Pero tranquilo, no es tan complicado ni caro como parece. El proceso monitorio está diseñado específicamente para reclamar deudas de forma rápida y sin necesidad de abogado (en muchos casos).
Qué es el proceso monitorio y cuándo usarlo
El proceso monitorio es un procedimiento judicial regulado en los artículos 812 a 818 de la Ley de Enjuiciamiento Civil. Su objetivo es permitir que los acreedores recuperen deudas dinerarias (es decir, dinero) de forma ágil cuando existe una prueba documental clara de la deuda. Es perfecto para facturas impagadas, porque la factura en sí misma es esa prueba documental.
Para poder iniciar un proceso monitorio necesitas cumplir tres requisitos: primero, que la deuda sea dineraria, líquida (una cantidad concreta), vencida y exigible. Segundo, que tengas un documento que acredite la deuda (factura, contrato, presupuesto aceptado, correos electrónicos). Tercero, y esto es importante, el proceso monitorio no tiene límite de cuantía desde la Ley 4/2011 (antes estaba limitado a 250.000 €). Puedes reclamar cualquier importe.
Cuánto cuesta un proceso monitorio
Esta es la parte buena: el proceso monitorio es muy económico comparado con otros procedimientos judiciales. Si eres autónomo persona física (no sociedad), no tienes que pagar tasas judiciales. Si eres autónomo societario (S.L.), solo pagas 100 € de tasas fijas más un 0,5% del importe reclamado si la deuda supera los 2.000 €. Si es inferior a 2.000 €, tampoco pagas tasas.
Respecto a abogado y procurador: si la deuda es inferior a 2.000 €, no es obligatorio contratar abogado ni procurador. Puedes presentar tú mismo la demanda monitoria. Si la deuda supera los 2.000 €, entonces sí es obligatorio tener abogado y procurador si el deudor se opone (en la fase inicial puedes presentarla sin abogado). Los honorarios pueden oscilar entre 300 € y 800 € según el caso.
Cómo funciona el proceso: los tres escenarios posibles
Una vez presentas la demanda monitoria en el juzgado (puedes hacerlo online a través de LexNET o presencialmente), el juzgado requiere al deudor para que pague o se oponga en un plazo de 20 días hábiles. A partir de ahí pueden pasar tres cosas:
Escenario 1: El deudor paga. Este es el escenario ideal y el que pasa en aproximadamente el 40% de los casos. El simple hecho de recibir un requerimiento judicial asusta a muchos deudores y pagan inmediatamente. Si paga dentro de los 20 días, el proceso termina aquí. Tú recuperas tu dinero (más los intereses de demora y las costas del proceso) y asunto cerrado.
Escenario 2: El deudor no responde. Este es el escenario más común, ocurre en el 50% de los casos. Si el deudor ni paga ni presenta oposición en esos 20 días, el juzgado dicta automáticamente un auto despachando ejecución. Esto significa que pasas directamente a la fase de embargo: el juzgado puede embargar cuentas bancarias, nóminas, bienes del deudor hasta cubrir la deuda. Esta es la gran ventaja del proceso monitorio: si no hay oposición, no hay juicio, solo ejecución directa.
Escenario 3: El deudor se opone. Este es el escenario más complicado. Si el deudor presenta oposición (alegando que no debe nada, que ya pagó, que la factura es incorrecta, etc.), entonces el proceso monitorio se transforma en un juicio verbal u ordinario según el importe. Desde marzo de 2024, el umbral del juicio verbal se elevó a 15.000 € (antes era 6.000 €). Si la deuda es inferior a 15.000 €, será un juicio verbal. Si supera esa cantidad, será juicio ordinario. En este punto sí necesitas abogado obligatoriamente y el proceso se alarga varios meses.
Otras opciones legales: juicio verbal y cuándo contratar abogado
El proceso monitorio no es la única vía judicial, aunque sí es la más rápida y económica para facturas impagadas. Dependiendo del importe y las circunstancias, hay otras alternativas que conviene conocer.
Juicio verbal para deudas hasta 15.000 €
Si tu deuda es inferior a 15.000 € y por alguna razón no puedes usar el proceso monitorio (por ejemplo, porque no tienes prueba documental suficiente), puedes acudir directamente a un juicio verbal. Este es un procedimiento más tradicional donde presentas una demanda, se celebra una vista oral ante el juez, y el juez dicta sentencia.
El problema del juicio verbal es que es más lento (puede tardar entre 6 y 12 meses), más complejo, y si la deuda supera 2.000 € requiere abogado y procurador desde el principio. Para facturas impagadas con documentación clara, el monitorio es siempre mejor opción.
Cuándo merece la pena contratar un abogado
La pregunta del millón. Contratar un abogado especializado en reclamaciones de deuda cuesta entre 300 € y 1.200 € según la complejidad del caso. ¿Cuándo merece la pena gastarse ese dinero?
Como regla general: si la deuda es inferior a 1.000 €, probablemente no merece la pena contratar abogado. El coste del profesional puede comerse gran parte de lo que recuperes. Si la deuda está entre 1.000 € y 2.000 €, depende de tu situación y de si te ves capaz de gestionar tú mismo el proceso monitorio (que es bastante simple). Si la deuda supera los 2.000 €, entonces sí es muy recomendable contratar abogado, porque es obligatorio si hay oposición, y un profesional puede acelerar mucho el proceso y evitar errores que te cuesten caro.
Hay abogados especializados en reclamaciones de deuda que trabajan con honorarios por éxito: solo cobran si recuperas el dinero, y su fee es un porcentaje de lo recuperado (normalmente entre el 15% y el 30%). Esta puede ser una buena opción si tienes una deuda importante pero no quieres asumir el riesgo de pagar un abogado por adelantado.
Aspectos prácticos: documentación, plazos y cuándo rendirse
Más allá de los procedimientos legales, hay consideraciones prácticas que debes tener en cuenta antes de lanzarte a reclamar una deuda. No todas las facturas impagadas merecen el esfuerzo de un proceso judicial.
Qué documentación necesitas conservar
Para cualquier reclamación judicial necesitas tener toda la documentación ordenada y accesible. Como mínimo debes conservar: la factura original (con todos los datos obligatorios que exige Hacienda), el contrato o presupuesto aceptado por el cliente, los correos electrónicos o WhatsApp donde el cliente aceptó el trabajo o confirmó las condiciones, el albarán de entrega si es un producto físico, y todas las comunicaciones de reclamación que hayas enviado (emails, burofax, etc.).
Esta documentación es tu munición en el juicio. Si un cliente se opone alegando que no aceptó el trabajo o que la factura es incorrecta, necesitas poder demostrar lo contrario con pruebas. Por eso es tan importante tener un sistema de facturación organizado que guarde automáticamente toda esta información. Si estás emitiendo facturas incompletas o chapuceras, estás en desventaja porque no tienes un registro automático de todo el historial.
Plazos de prescripción: cuánto tiempo tienes para reclamar
Este es un punto crítico que muchos autónomos descubren cuando ya es tarde. Las deudas prescriben, es decir, llega un momento en que legalmente ya no las puedes reclamar. Los plazos de prescripción en España según el artículo 1964 del Código Civil son los siguientes:
Deudas entre empresas o autónomos (operaciones comerciales B2B): 5 años. Esto significa que tienes 5 años desde la fecha de vencimiento de la factura para reclamar judicialmente. Pasado ese plazo, el deudor puede alegar prescripción y tú pierdes el derecho a cobrar.
Deudas a particulares (consumidores finales B2C): 3 años. Si tu cliente es un particular, el plazo se reduce a 3 años según el artículo 1967 del Código Civil.
Atención en Cataluña: El Código Civil catalán establece plazos distintos. Para remuneración de servicios y ventas al consumo, el plazo es de 3 años (art 121-21 CCCat). Para otras acciones, el plazo general es de 10 años. Si tu deudor está domiciliado en Cataluña, consulta con un abogado para determinar qué plazo aplica a tu caso.
Pero ojo, estos plazos se interrumpen cada vez que reclamas formalmente la deuda (artículo 1973 del Código Civil). Si mandas un burofax reclamando, el plazo de prescripción vuelve a cero desde ese momento. Por eso es importante dejar constancia escrita de todas tus reclamaciones: no solo te sirven como prueba, también interrumpen la prescripción.
El análisis coste-beneficio: cuándo no merece la pena
Hay facturas que simplemente no merece la pena reclamar judicialmente. Es duro aceptarlo, pero a veces tienes que asumir la pérdida y pasar página. ¿Cuándo? Cuando el coste (económico y de tiempo) de reclamar supera lo que vas a recuperar.
Por ejemplo: factura de 300 €, cliente que está en otra ciudad, necesitas abogado porque se va a oponer, el abogado te cobra 500 € mínimo. No tiene sentido. O factura de 1.500 € pero el cliente está en concurso de acreedores (ha declarado quiebra). Las posibilidades de recuperar algo son casi nulas, y entrarías en una lista de acreedores que cobran céntimos por euro en el mejor de los casos.
Mi consejo: si la deuda es inferior a 500 € y el cliente no responde ni al burofax, probablemente no merece la pena ir a juicio. Dedica ese tiempo y energía a conseguir nuevos clientes buenos en lugar de perseguir morosos. Si la deuda supera los 1.000 € y tienes pruebas claras, entonces sí merece la pena seguir adelante con el proceso monitorio.
Recuperar el IVA de facturas impagadas
Aquí viene una parte que muy pocos autónomos conocen y que puede ahorrarte un dinero considerable. Cuando emites una factura con IVA, tienes que ingresar ese IVA en Hacienda aunque tu cliente no te haya pagado. Es decir, estás pagando de tu bolsillo el IVA de una factura que no has cobrado. Pero existe un mecanismo legal para recuperar ese IVA si la factura resulta finalmente incobrable.
Requisitos para modificar la base imponible
La normativa del IVA (artículo 80 de la Ley del IVA, modificado en 2023) permite modificar la base imponible de facturas impagadas cumpliendo ciertos requisitos. Según la información oficial de la AEAT, necesitas cumplir cuatro condiciones:
Primera: Que haya transcurrido el plazo legal para considerar la factura como incobrable. Si eres PYME (facturación anual inferior a 6.010.121,04 €), puedes considerar la factura incobrable a los 6 meses desde el vencimiento. Si facturas más de esa cantidad, el plazo es de 1 año.
Segunda: Que hayas reclamado formalmente el cobro. Esto puede ser mediante reclamación judicial, requerimiento notarial o, desde 2023, mediante cualquier medio que acredite fehacientemente la reclamación (como un burofax). Este es uno de los motivos por los que el burofax es tan útil: te sirve para el proceso monitorio y también para justificar ante Hacienda que has reclamado.
Tercera: Que la circunstancia quede reflejada en tus libros registro del IVA. Es decir, que tengas documentado contablemente el impago.
Cuarta: Que el destinatario de la factura sea empresario o profesional (B2B), o si es particular, que la base imponible (sin IVA) supere los 50 € (umbral reducido desde 2023, antes era 100 €).
Procedimiento para recuperar el IVA
Una vez cumples todos los requisitos, el procedimiento es el siguiente: emites una factura rectificativa reduciendo la base imponible y el IVA al importe realmente cobrado (que es cero). Esta factura rectificativa debe expedirse en los 6 meses siguientes desde que consideras la factura como incobrable.
Después, tienes que notificar a la Agencia Tributaria mediante el modelo 952 en el plazo de 1 mes desde la fecha de la factura rectificativa. En este modelo incluyes los datos de la factura original impagada, los datos de la factura rectificativa, y adjuntas la documentación que acredita la reclamación (el burofax, por ejemplo).
Si Hacienda acepta la modificación (normalmente lo hacen si cumples todos los requisitos), te devuelven el IVA ingresado de más en tu próxima declaración trimestral del IVA (modelo 303). Es un proceso un poco burocrático, pero merece la pena si la factura impagada tiene un IVA considerable.
Casos en los que NO puedes recuperar el IVA
Hay situaciones en las que aunque la factura sea incobrable no puedes modificar la base imponible. No procede la modificación cuando el crédito esté garantizado con garantía real (hipoteca, prenda), esté afianzado por entidad de crédito o sociedad de garantía recíproca, esté cubierto por un seguro de crédito, o cuando se trate de operaciones entre personas o entidades vinculadas fiscalmente.
En la práctica esto significa que si has trabajado para un familiar directo o para otra empresa de la que eres socio, no puedes recuperar el IVA aunque no cobres. Hacienda considera que en esas situaciones hay un conflicto de interés y no permite la modificación.
Deducibilidad fiscal de las deudas incobrables
Además de recuperar el IVA, también puedes deducirte fiscalmente las facturas impagadas como gasto en tu declaración del IRPF (si eres autónomo en estimación directa) o en el Impuesto de Sociedades (si eres S.L.). Esto reduce tu base imponible y por tanto pagas menos impuestos.
Para que Hacienda acepte la deducción de una deuda incobrable como gasto fiscalmente deducible necesitas demostrar que has agotado todos los medios razonables para cobrarla. Esto implica haber enviado reclamaciones, haber iniciado proceso judicial, y en definitiva haber hecho un esfuerzo real por recuperar el dinero. No vale con decir "mi cliente no me paga" y apuntarlo como gasto sin más.
La recomendación es que antes de deducirte una deuda incobrable consultes con tu gestoría o asesor fiscal, porque los criterios de Hacienda son estrictos y en caso de inspección te van a pedir toda la documentación que acredite que realmente intentaste cobrar y que la deuda es irrecuperable.
Conclusión: cobrar lo que te deben es tu derecho
Trabajar gratis no es una opción. Cuando prestas un servicio o vendes un producto, tienes todo el derecho legal y moral a cobrar por ello. Y si tu cliente no paga, tienes herramientas legales a tu disposición para reclamar. La clave está en actuar de forma ordenada, empezando siempre por la prevención (contratos claros, anticipos), siguiendo por la reclamación amistosa (recordatorios, burofax), y solo si es necesario llegar a la vía judicial (proceso monitorio).
La mayoría de facturas impagadas se resuelven en las primeras fases, sin necesidad de juicio. Pero cuando un cliente ignora tus reclamaciones amistosas, no dudes en usar el proceso monitorio. Es rápido, económico, y en la mayoría de casos funciona. Y recuerda que además de recuperar la deuda principal, puedes reclamar los intereses de demora, la indemnización de 40 €, recuperar el IVA ante Hacienda, y deducirte fiscalmente la pérdida si finalmente no cobras.
No dejes que la morosidad arruine tu negocio. Actúa, reclama, y cobra lo que es tuyo.
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Fuentes y metodología
Normativa oficial consultada:
- Ley 3/2004, de 29 de diciembre, de lucha contra la morosidad - BOE
- Ley de Enjuiciamiento Civil, artículos 812 a 818 - Proceso monitorio
- Código Civil, artículos 1964 y 1973 - Prescripción
- Ley 37/1992 del IVA, artículo 80 - Créditos incobrables
- AEAT - Modificación base imponible facturas impagadas
- AEAT - Contenido obligatorio facturas
Fuentes secundarias:
- Ministerio de Industria, Comercio y Turismo - Datos sobre morosidad en autónomos
- Consejo General del Poder Judicial - Estadísticas proceso monitorio
- Correos - Servicio de Burofax
- BOE Resolución 25 junio 2025 - Tipo de interés de demora H2 2025 (10,15%)
Última actualización: Enero 2026
Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento legal. Para casos específicos, consulta con un abogado o gestor.