Explora este tema con IA
Puntos clave
- La tarifa plana de 80 €/mes puede ahorrarte hasta 2.400 € en tu primer año, pero muchos olvidan pedirla al darse de alta
- El 70% de exención en el Modelo 130 elimina trámites trimestrales si tus clientes aplican retención en sus facturas
- Mezclar gastos personales y profesionales te hace perder hasta un 30% en deducciones fiscales legítimas
- Las facturas incompletas pueden generar multas de hasta 150 € por cada una según la normativa vigente
La semana pasada, Pablo me escribió desesperado. Llevaba seis meses como autónomo y acababa de recibir una notificación de Hacienda: 847 € de sanción por presentar tarde el Modelo 303. "Nadie me dijo que había que hacerlo cada trimestre", me contó. Y tiene razón. Cuando te das de alta, nadie te sienta a explicarte las reglas del juego.
He hablado con decenas de autónomos que empezaron con toda la ilusión del mundo y se encontraron con sorpresas desagradables en su primer año. La buena noticia es que estos errores son completamente evitables si sabes dónde mirar. Te cuento los cinco más frecuentes y, lo más importante, cómo esquivarlos con enlaces a las fuentes oficiales que realmente necesitas.
No calcular tu cuota real ni aprovechar la tarifa plana
Aquí viene el primer golpe que nadie espera: la cuota de autónomos ya no es una cantidad fija. Desde enero de 2023, pagas según tus ingresos reales a través del sistema de cotización por tramos. Y muchos nuevos autónomos se dan de alta sin calcular cuánto van a pagar realmente cada mes.
Lo que necesitas hacer antes incluso de rellenar el formulario del alta es entrar al simulador oficial de la Seguridad Social. No te fíes de calculadoras de terceros ni de lo que te diga tu cuñado. La Tesorería General tiene una herramienta que te dice exactamente tu cuota según tus rendimientos previstos. Puedes acceder aquí: Simulador de cuota oficial (TGSS).
Pero aquí viene la parte que muchos desconocen y que puede ahorrarte hasta 2.400 € en tu primer año: la tarifa plana de 80 €/mes. Si es tu alta inicial como autónomo, tienes derecho a esta reducción durante los primeros 12 meses. Y si prevés que tus rendimientos netos no van a superar el Salario Mínimo Interprofesional (15.876 € en 2025), puedes prorrogarla otros 12 meses más. Existen además extensiones especiales en situaciones de protección (menores de 30 años, mujeres menores de 35, personas con discapacidad).
El error está en no pedirla en el momento del alta. No es automática. Tienes que marcar la casilla correspondiente o solicitarla específicamente, y una vez pasado el momento, ya no hay vuelta atrás para ese periodo.
Olvidar los plazos del IVA y el IRPF (y que te lleguen las sanciones)
Volvamos a Pablo. Su problema no fue no saber que existía el Modelo 303. Su problema fue que nadie le explicó que hay fechas concretas, trimestrales, que no se pueden mover ni un día. Y que Hacienda no avisa, no manda recordatorios, simplemente sanciona.
El Modelo 303 del IVA se presenta trimestralmente: del 1 al 20 de abril, del 1 al 20 de julio, del 1 al 20 de octubre, y el cuarto trimestre del 1 al 30 de enero del año siguiente. Son fechas que debes marcar en tu calendario con alarmas, porque el retraso de un solo día puede costarte desde 150 € en adelante según el importe.
Pero aquí viene algo que casi nadie sabe y que puede ahorrarte mucho tiempo: el Modelo 130 del IRPF. Si eres profesional (no comerciante) y tributas en estimación directa, en teoría debes presentar pagos fraccionados cada trimestre. Pero existe una exención del 70% que la mayoría desconoce. Si en el año anterior al menos el 70% de tus ingresos llevaron retención aplicada por tus clientes, estás exento de presentar el Modelo 130. Esto significa que si trabajas principalmente para empresas que te retienen el IRPF en sus pagos, te libras de este trámite trimestral por completo.
La clave está en revisar tus facturas del año anterior y comprobar qué porcentaje llevaba retención. Si supera ese 70%, puedes respirar tranquilo y olvidarte del 130. Si estás por debajo, agenda esas fechas trimestrales junto con el 303.
Mezclar tus gastos personales con los del negocio
Conocí a Laura hace un año. Fotógrafa freelance, llevaba dos años como autónoma y nunca había deducido ni un gasto. "Es que no sé qué puedo desgravar", me dijo. Cuando revisamos sus movimientos, descubrimos que había comprado dos cámaras profesionales, un MacBook, software de edición, y pagaba internet de fibra que usaba para enviar archivos a clientes. Había perdido deducciones por valor de más de 3.000 € en dos años.
El problema no es solo no saber qué es deducible. El problema es mezclar todo en la misma cuenta bancaria y no guardar las facturas correctas. Para que Hacienda acepte un gasto como deducible se tienen que cumplir tres requisitos básicos: debe estar vinculado directamente a tu actividad profesional, debe estar justificado con una factura completa (no vale ticket simplificado para gastos importantes), y debe estar registrado en tus libros contables.
La solución es más simple de lo que parece. Abre una cuenta bancaria separada para tu actividad profesional el mismo día que te das de alta. No necesita ser una cuenta especial para empresas (aunque algunas bancos las ofrecen), simplemente otra cuenta corriente normal donde domicilies todos los cobros de clientes y desde donde pagues todos los gastos del negocio. Esta separación te permite en diciembre revisar rápidamente tus gastos deducibles sin tener que separar la compra del súper del ordenador profesional.
Y guarda todas las facturas. Todas. Digitalízalas si quieres (yo recomiendo Invoo para esto, precisamente), pero asegúrate de tener el justificante completo. Los tickets simplificados que solo ponen "consumo" sin detalle te limitan mucho las deducciones si Hacienda decide revisar.
Por último, lleva tus libros registro al día. Como mínimo necesitas el de ventas e ingresos y el de compras y gastos. Si has comprado equipamiento importante (ordenadores, maquinaria), también el libro de bienes de inversión. No hace falta que seas contable, pero sí que tengas un sistema (una hoja de Excel sirve, aunque hay opciones mucho mejores) donde apuntes todo de forma cronológica.
Emitir facturas incompletas o chapuceras
Este error parece tonto hasta que te llega la inspección. Una factura no es un papel que pones con tu nombre y una cantidad. La Agencia Tributaria tiene requisitos muy específicos sobre lo que debe incluir una factura válida, y saltarte cualquiera de ellos puede invalidarla fiscalmente tanto para ti como para tu cliente.
Una factura completa debe incluir obligatoriamente: número correlativo y serie (si emites a particulares y a empresas, deberías tener series separadas), fecha de emisión, tus datos completos como autónomo incluyendo nombre o razón social y NIF, los datos del cliente con su NIF, descripción detallada del servicio o producto, base imponible desglosada, tipo de IVA aplicado y cuota correspondiente, y el importe total.
Muchos autónomos al principio hacen facturas en Word o Excel copiando una plantilla de internet. El problema viene cuando llevas 50 facturas y te das cuenta de que has repetido números, has olvidado el NIF de un cliente, o has aplicado mal el IVA. Y si Hacienda detecta facturas incompletas durante una inspección, puede sancionarte con hasta 150 € por cada una.
La solución no es complicarse la vida con sistemas caros. Simplemente usa un software de facturación que numere automáticamente, que incluya todos los campos obligatorios, y que guarde una copia de cada factura emitida. Así no solo cumples con la normativa, sino que puedes buscar cualquier factura en segundos cuando tu cliente te pregunte.
Ignorar los requisitos de software de facturación (SIF y Verifactu)
Y aquí llegamos al error más reciente, el que está pillando desprevenidos incluso a autónomos con años de experiencia. España ha aprobado un nuevo marco normativo para los Sistemas Informáticos de Facturación que cambia completamente las reglas del juego.
El Real Decreto 1007/2023 y su desarrollo mediante la Orden Ministerial de 28 de octubre de 2024 establecen el sistema Verifactu, que obliga a que tu software de facturación genere un registro íntegro e inalterable de cada factura, con huella digital (hash), código QR, y remisión automática a la Agencia Tributaria. No es una opción, es obligatorio para todos los autónomos y empresas que usen sistemas informáticos para facturar.
Muchos están usando todavía Excel o Word para hacer facturas. O herramientas antiguas que no se han actualizado a esta normativa. El problema es que cuando entre en pleno funcionamiento el sistema de verificación, esas facturas no van a ser válidas fiscalmente, y puedes enfrentarte a sanciones importantes por incumplimiento.
La buena noticia es que no tienes que entender la tecnología detrás de todo esto. Simplemente necesitas asegurarte de que el software que uses para facturar esté certificado y alineado con los requisitos SIF y Verifactu. En Invoo, por ejemplo, ya hemos implementado todo esto para que no tengas que preocuparte de huellas digitales ni códigos hash. Solo creas tu factura normal y el sistema se encarga de todo lo demás.
Tu checklist antes de empezar
Si estás a punto de darte de alta como autónomo, imprime esta lista y ve marcando:
-
Calcula tu cuota real: Antes incluso de rellenar el formulario, entra al simulador de la Seguridad Social y calcula tu cuota según tus ingresos previstos. Anota la cifra real que vas a pagar. Y cuando te des de alta, asegúrate de marcar la opción de tarifa plana de 80 €/mes si es tu primera vez. Revisa si cumples los requisitos para prorrogarla 12 meses más.
-
Agenda los plazos fiscales: Pon en tu calendario las fechas de los modelos 303 y 130. Ponles alarma con una semana de antelación. Y revisa si cumples la exención del 70% en retenciones para librarte del Modelo 130.
-
Separa tus finanzas: Abre una cuenta bancaria separada para tu actividad profesional hoy mismo. Y compra una carpeta (física o digital) donde vas a guardar todas las facturas de gastos. Todas. Y monta un sistema simple para llevar tus libros registro al día.
-
Usa software de facturación: Consigue un software que genere facturas completas automáticamente y que esté actualizado con Verifactu. No uses Word ni Excel, en serio. Te va a dar problemas.
-
Pregunta cuando tengas dudas: A tu gestoría si tienes, a la Seguridad Social, a la Agencia Tributaria. Todos tienen servicios de información gratuitos. O escríbenos, que para eso estamos.
Empezar como autónomo ya tiene suficiente complejidad como para añadirle errores evitables que te cuestan tiempo y dinero. Con esta guía y los enlaces oficiales que te he dejado, tienes todo lo que necesitas para arrancar con buen pie.
Y si quieres ahorrarte los quebraderos de cabeza con facturas, plazos y cumplimiento normativo, en Invoo hemos construido un sistema de facturación pensado específicamente para autónomos españoles. Todo lo que te he contado sobre Verifactu, numeración automática, almacenamiento seguro y recordatorios de plazos viene de serie. Puedes probarlo gratis durante 14 días sin tarjeta y ver si te facilita la vida tanto como a los 3.000+ autónomos que ya lo usan.
La aventura de ser autónomo merece la pena. Solo hay que empezar sabiendo dónde están las piedras del camino.