INTRASTAT de julio: qué revisar antes de presentar

Agosto empieza con una tarea poco visible, pero importante para muchas empresas que compran o venden mercancías dentro de la Unión Europea: cerrar el INTRASTAT de julio. Si la obligación te alcanza, el plazo de la declaración mensual termina el 12 de agosto de 2026, según el calendario de la Agencia Tributaria.

La dificultad no suele estar en pulsar «presentar». Está en llegar a ese formulario con una lista de movimientos físicos completa y con datos que no siempre aparecen juntos en la factura: qué mercancía se movió, desde dónde o hacia dónde, cómo se transportó, qué código de la Nomenclatura Combinada le corresponde y qué valor estadístico debe consignarse.

Esta guía está pensada para Laura, responsable de administración o de operaciones de una pequeña empresa, que necesita preparar el cierre de julio y pasarlo a su asesoría con menos idas y vueltas. El INTRASTAT no es un impuesto ni una versión ampliada del modelo 349. Es una obligación estadística con reglas propias. Si el caso incluye operaciones triangulares, almacenes, transformaciones, consignación o dudas sobre la clasificación de la mercancía, la revisión de la gestoría o de un especialista sigue siendo necesaria.

1. Empieza por saber si estás obligada y en qué flujo

La página operativa de la AEAT describe la obligación general para sujetos pasivos del IVA que realizan intercambios de mercancías desde la Península y Baleares con otros Estados miembros de la Unión Europea o Irlanda del Norte, cuando alcanzan el umbral de exención anual. En 2026 el umbral indicado por la AEAT es de 400.000 euros. La normativa de Intrastat define el territorio estadístico español con sus propias reglas territoriales; si intervienen Canarias, Ceuta, Melilla u otro territorio con régimen especial, confirma el flujo aplicable en la Sede y con tu asesoría antes de sumar las operaciones.

La cifra no se mira como un único saco. La obligación se establece de forma separada para cada flujo:

• Introducciones: entradas de mercancías en España procedentes de otro Estado miembro o de Irlanda del Norte.
• Expediciones: salidas de mercancías desde España con destino a otro Estado miembro o a Irlanda del Norte.

Una empresa puede haber superado el umbral de introducciones y no el de expediciones, o al revés. Por eso, antes de abrir el archivo de julio, confirma dos acumulados: compras o entradas físicas por un lado y ventas o salidas físicas por otro.

El umbral se alcanza con el acumulado del año natural anterior o, si no se alcanzó entonces, cuando se llega a 400.000 euros desde el inicio del año en curso. No esperes a agosto para hacer la primera revisión: si cruzaste el umbral en un mes anterior, la obligación puede haber comenzado ya y se extiende desde ese momento.

También conviene separar el tipo de operación a efectos del IVA de la existencia de un movimiento estadístico. La propia AEAT indica que la obligación INTRASTAT se analiza con independencia de la calificación jurídica de la operación en el IVA. Una factura sin IVA por una entrega intracomunitaria no desaparece del análisis; una factura con IVA tampoco convierte por sí sola una operación en INTRASTAT.

Comprueba el territorio antes de sumar

La página de obligaciones de la AEAT se refiere a movimientos desde la Península y Baleares. No metas automáticamente en el cálculo cualquier factura cuyo cliente tenga un NIF de un Estado miembro. Los servicios, una licencia digital sin movimiento físico y una consultoría para Alemania no son mercancías que hayan cruzado una frontera y no se convierten en INTRASTAT por aparecer en el listado de operaciones intracomunitarias.

Si el negocio combina mercancías y servicios, filtra primero el movimiento físico. Si la mercancía salió de un almacén de otro país sin pasar por España, o si intervienen Canarias, Ceuta o Melilla, analiza el caso territorial y aduanero con la asesoría antes de aplicar esta lista de comprobación.

2. Cierra julio con los movimientos físicos, no solo con las facturas

El punto de partida práctico es construir un listado de entradas y salidas ocurridas durante julio. Puedes usar facturas, albaranes, partes de transporte, registros del almacén y documentos de entrega. Ninguna de esas fuentes sustituye a las demás en todos los casos.

Para cada movimiento, anota al menos:

1. Fecha en la que se produjo el movimiento o el período al que corresponde.
2. Flujo: introducción o expedición.
3. Estado miembro de expedición o destino.
4. Mercancía realmente desplazada y cantidad.
5. Albarán, pedido, factura y documento de transporte relacionado.
6. Incidencias: devolución, sustitución, reparación, transformación, consignación o envío de prueba.

Este paso evita dos errores opuestos. El primero es declarar una factura de julio cuyo producto salió en agosto. El segundo es olvidar un envío de julio porque la factura se emitió en los primeros días de agosto. La fecha de la factura ayuda a localizar la operación, pero no siempre cuenta por sí sola la historia logística.

Haz también una búsqueda de movimientos que no tengan una factura de venta convencional: muestras, reposiciones, devoluciones, mercancía enviada para reparación, transferencias a un almacén y entregas en consigna pueden necesitar una clasificación específica. No fuerces todos esos casos dentro del código de una venta ordinaria.

Si el negocio usa un operador logístico, pide un extracto de expediciones y recepciones de julio. El listado de facturas puede no incluir el país desde el que salió realmente el paquete, el peso neto o el medio de transporte. Esa es una de las razones por las que el INTRASTAT no se puede generar copiando el modelo 349.

3. Valida cada partida y los datos que suelen faltar

La nota técnica de la AEAT para los períodos desde 2022 recoge los campos principales del fichero. Antes de darlo por cerrado, revisa cada línea de la declaración con esta secuencia.

País, provincia y condiciones del movimiento

Confirma el Estado miembro de expedición o destino y la provincia de origen o destino que corresponda. Después comprueba las condiciones de entrega, la naturaleza de la transacción y la modalidad de transporte. Un Incoterm o una devolución mal trasladados pueden cambiar la lectura estadística de la operación.

La naturaleza no es un texto libre. La AEAT publica códigos para compras y ventas ordinarias, devoluciones, sustituciones, movimientos a almacén, entregas para prueba, operaciones de perfeccionamiento y otros supuestos. Si en julio hubo devoluciones o reparaciones, no reutilices sin más la clave de la factura original.

Código de mercancía y país de origen

El código de mercancía se expresa con la Nomenclatura Combinada. No lo elijas por el nombre comercial más parecido ni por el código interno del inventario. La descripción técnica, el material, el uso y la composición pueden ser determinantes. Ante una clasificación dudosa, conserva la evidencia y consulta a quien gestione aduanas o INTRASTAT.

Para las expediciones, la información de los períodos desde 2022 incluye además el país de origen y el NIF-IVA de la contraparte en los supuestos exigibles. La nota de la AEAT contempla el valor QV999999999999 en casos en los que no es posible facilitar el identificador, entre ellos ciertos escenarios triangulares. No inventes un NIF para que el fichero pase una validación.

Masa, unidades y valores

La masa neta debe expresarse en kilogramos y las unidades suplementarias cuando procedan. Comprueba que no estés usando el peso bruto de una caja como si fuera el peso neto de la mercancía. Si el producto se vende por unidades, litros o metros y la nomenclatura exige una unidad suplementaria, documenta de dónde sale el dato.

Revisa por separado el valor de la operación y el valor estadístico. Pueden estar relacionados, pero no son sinónimos en todos los casos. Transporte, seguros, condiciones de entrega, transformaciones y operaciones sin una factura de compraventa pueden requerir un tratamiento específico. Si no puedes explicar cómo has obtenido un valor, deja la partida en revisión.

Una factura puede darte el precio, la divisa y la referencia del artículo; el albarán o el transportista pueden aportar peso y ruta; y el catálogo puede ser necesario para la clasificación. La lista correcta es una conciliación de fuentes, no una transcripción automática.

4. Diferencia el INTRASTAT del IVA y del modelo 349

El modelo 349 y el INTRASTAT aparecen juntos en muchas búsquedas porque ambos se relacionan con operaciones dentro de la UE. Su finalidad y sus campos son distintos.

El modelo 349 informa de determinadas operaciones intracomunitarias a efectos del IVA, incluidas entregas, adquisiciones y algunos servicios. Su periodicidad depende de las reglas del propio modelo. El INTRASTAT recoge movimientos físicos de mercancías para elaborar estadísticas de comercio y solo se activa, en España, cuando se alcanza el umbral correspondiente por flujo.

Por eso una empresa puede tener que incluir una operación en el 349 y no en el INTRASTAT, por ejemplo cuando presta un servicio sin mover bienes. También puede necesitar INTRASTAT y tener que analizar el movimiento aunque el IVA se trate de una forma particular. La guía de Invoo sobre el modelo 349 sirve como referencia para la obligación informativa de IVA, pero no reemplaza la guía de campos de Aduanas.

Usa el 349 como control de coherencia, no como fuente única. Compara clientes y proveedores, fechas y valores para detectar omisiones, pero vuelve después a los albaranes y al transporte. Si un total no coincide, no lo “cuadres” aplicando un porcentaje: averigua si estás comparando servicios con bienes, bases imponibles con valores estadísticos, devoluciones o periodos distintos.

5. Presenta, conserva evidencias y corrige lo que proceda

El calendario de la AEAT fija el 12 de agosto de 2026 como fecha para el INTRASTAT de julio. La regla general es el día 12 del mes siguiente al período de referencia; si es sábado, domingo o festivo, el plazo pasa al siguiente día hábil. No confundas este vencimiento con el del modelo 349, que tiene otro calendario.

Si ya estás obligado en un flujo y en julio no hubo movimientos, presenta la declaración sin operaciones de ese flujo. No la omitas pensando que el umbral vuelve a calcularse desde cero cada mes: la AEAT indica que la obligación continúa y cubre también los meses sin operaciones.

Antes de enviar, guarda una carpeta de trabajo con el listado de movimientos, las facturas y albaranes utilizados, la exportación del transportista, los criterios de clasificación y las consultas realizadas. La documentación ayuda a explicar una partida si aparece una diferencia meses después. En la guía de Invoo sobre el libro de ingresos y gastos encontrarás buenas prácticas para mantener ordenados los justificantes contables, aunque el INTRASTAT requiera además datos logísticos.

Si detectas un error tras presentar, la Sede de la AEAT permite consultar, modificar o anular declaraciones y partidas. Los datos identificativos —NIF, flujo y período— tienen una regla especial: si son incorrectos, la declaración debe anularse y presentarse otra con los datos correctos. Para ficheros EDIFACT o CSV, la AEAT indica límites concretos sobre la modificación mediante formulario cuando la declaración supera 200 partidas.

No dejes una corrección para “cuando haya tiempo”. La AEAT advierte de que presentar fuera de plazo o incluir datos falsos, erróneos o incompletos puede dar lugar a un procedimiento sancionador; la corrección no se sustituye por una explicación informal. La consecuencia exacta depende del caso y de la normativa aplicable, así que si has recibido un requerimiento, consulta a tu asesoría.

Una rutina de cierre que sí puedes repetir

Para el próximo mes, convierte el proceso en cuatro avisos internos: recopilar movimientos y documentos, revisar el acumulado de cada flujo, completar campos logísticos y dejar una fecha de revisión anterior al día 12. Una herramienta de facturación puede ayudarte a localizar documentos y mantener los registros de ingresos y gastos ordenados, pero no debe presentarse como un clasificador automático de códigos CN ni como un generador o presentador de INTRASTAT si esa función no está confirmada.

La ventaja para Laura no es prometer que una factura resolverá todo. Es llegar al asesor o al formulario con una trazabilidad clara: qué salió o entró, cuándo, con quién, qué producto era y qué documentación respalda cada dato. Esa preparación reduce las búsquedas de última hora en agosto y deja más visibles los casos que necesitan criterio especializado.

Preguntas frecuentes

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