¿Puedo facturar un gasto al cliente? Suplido o gasto propio

¿Has pagado un hotel, una tasa o una compra por tu cliente y ahora quieres recuperar el dinero? La respuesta corta es sí: puedes cobrarle ese importe. Pero antes de añadirlo a la factura tienes que saber si estás pagando algo en nombre del cliente o si estás cobrando un gasto que forma parte de tu propio trabajo.

La diferencia importa porque el IVA no se calcula igual en los dos casos.

Un suplido es un pago que haces por cuenta del cliente. Por ejemplo, tu cliente te autoriza a pagar una tasa administrativa en su nombre y el justificante se emite a nombre del cliente. Tú adelantas el dinero y después recuperas exactamente la misma cantidad.

Un gasto propio es distinto. Por ejemplo, compras un billete o pagas un hotel a tu nombre porque necesitas desplazarte para prestar el servicio. Aunque después cobres ese importe al cliente, el gasto sigue siendo tuyo.

¿Puedo facturar un gasto al cliente?

Sí. Lo importante no es si puedes cobrarlo, sino cómo debes tratarlo y cómo debes reflejarlo.

Antes de preparar la factura, responde a estas cuatro preguntas:

1. ¿El gasto se hizo en nombre y por cuenta del cliente?
2. ¿El cliente te autorizó a realizarlo?
3. ¿El justificante está emitido a nombre del cliente?
4. ¿Vas a recuperar exactamente lo que pagaste, sin añadir margen?

Si las cuatro respuestas son afirmativas, el pago puede ser un suplido.

Si una de ellas falla, probablemente estás ante un gasto propio. Por ejemplo, si el hotel está facturado a tu nombre, el hecho de que el cliente vaya a devolverte el dinero no cambia automáticamente esa situación.

La AEAT explica que los suplidos quedan fuera de la base imponible del IVA cuando se trata de cantidades pagadas en nombre y por cuenta del cliente y se cumplen sus condiciones.

Un ejemplo sencillo

Imagina que realizas un servicio profesional por 300 € y pagas una tasa de 60 € por cuenta del cliente.

Si la tasa está a nombre del cliente, tienes su autorización y recuperas exactamente 60 €, puedes reflejar:

• Servicio profesional: 300 €
• IVA del servicio, si corresponde: 63 €
• Suplido: 60 €
• Total: 423 €

El IVA se calcula sobre el servicio, no sobre el suplido. El suplido debe aparecer separado para que quede claro que no es parte de tus honorarios.

Cuándo es un suplido

La Ley del IVA, en su artículo 78, excluye de la base imponible determinadas cantidades pagadas en nombre y por cuenta del cliente. En la práctica, debes poder demostrar varios elementos al mismo tiempo.

Pagas por cuenta del cliente

No compras algo para tu propio uso profesional. Actúas como intermediario para que el cliente pueda hacer frente a un pago que le corresponde a él.

Una tasa administrativa del cliente puede ser un ejemplo. En cambio, el alojamiento que necesitas para acudir a las instalaciones del cliente suele estar relacionado con tu propia prestación profesional.

Tienes autorización

El cliente debe haberte pedido o permitido realizar el pago. La autorización puede ser verbal en algunos casos, pero conservarla por escrito resulta mucho más fácil de demostrar.

Un correo sencillo puede ser suficiente como evidencia práctica:

«Te autorizo a pagar en mi nombre la tasa de 60 € y a incluirla separada en la factura.»

Guarda ese mensaje junto con el justificante y la factura que emitas.

El justificante está a nombre del cliente

Este punto suele resolver muchas dudas. Si el documento identifica al cliente como destinatario, es más fácil demostrar que el pago se hizo por su cuenta.

Si el justificante está a tu nombre, no lo presentes como suplido solo porque el cliente vaya a devolverte el dinero. Revisa el tratamiento como gasto propio.

Recuperas exactamente lo que pagaste

Un suplido no es una oportunidad para añadir margen. Si pagaste 60 €, recuperas 60 €.

Si cobras 70 €, los 10 € adicionales ya no son el importe exacto del pago. Además, ese importe puede formar parte de tus honorarios o de la contraprestación y tendrá que analizarse junto con el resto de la factura.

Cómo reflejarlo

El Reglamento de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, exige que la factura describa la operación y permita identificar sus elementos. Por eso conviene separar claramente:

• El servicio que prestas.
• El suplido pagado por cuenta del cliente.
• El importe del IVA correspondiente al servicio, cuando proceda.
• La mención o explicación aplicable al suplido.

No uses expresiones confusas como «IVA 0 %» o «servicio exento» para describir un suplido. El suplido no es una exención: es una cantidad que no forma parte de la base imponible cuando se cumplen sus requisitos.

Cuándo es un gasto propio

Un gasto propio es una compra o pago que haces para poder prestar tu servicio, aunque después acuerdes cobrarlo al cliente.

Algunos ejemplos habituales:

• Un hotel reservado y facturado a tu nombre.
• Un desplazamiento que realizas para trabajar.
• Material que compras para preparar un proyecto.
• Una licencia o herramienta que utilizas durante el servicio.
• Una mensajería contratada por ti para entregar un trabajo.

Puedes cobrar esos importes al cliente, pero no se convierten en suplidos por aparecer en una línea separada o por cobrarlos sin margen.

¿Y el IVA?

En un gasto propio, el importe que cobras puede formar parte de la contraprestación de tu servicio. El IVA aplicable depende de la naturaleza de la operación principal y de las reglas que correspondan.

No existe una regla segura que diga «a todos los gastos reembolsables se les aplica el 21 %». Tampoco debes copiar automáticamente el IVA que aparece en la factura que tú recibiste.

Por ejemplo, si prestas un servicio sujeto al 21 % y cobras al cliente un hotel que está a tu nombre, tendrás que analizar si ese coste forma parte de la contraprestación del servicio. No lo conviertas en suplido solo porque el cliente te lo devuelva.

Un ejemplo para comparar

Supón que has pagado un hotel de 121 € con una factura a tu nombre.

• El cliente te devuelve el dinero.
• El hotel no está facturado al cliente.
• Tú necesitabas el viaje para prestar tu servicio.

En ese caso, no tienes los elementos típicos de un suplido. El importe debe analizarse como un coste propio relacionado con tu servicio. La forma concreta de facturarlo dependerá del IVA aplicable a la operación completa.

Para revisar otros gastos vinculados a tu actividad, consulta también esta guía sobre gastos deducibles de los autónomos. La deducción del gasto en tu actividad y el IVA que repercutes al cliente son cuestiones relacionadas, pero no son exactamente la misma pregunta.

Cómo decidir antes de emitir la factura

Utiliza este proceso breve cada vez que tengas dudas.

Mira el nombre del destinatario

Comprueba quién aparece en la factura o justificante. Si aparece el cliente, puede encajar con un suplido. Si apareces tú, parte de la base de que es un gasto propio y busca una razón documentada para llegar a otra conclusión.

Busca la autorización

Guarda el correo, contrato, encargo o mensaje donde el cliente te autoriza a hacer el pago. Si no existe autorización, no des por hecho que actuaste por cuenta del cliente.

Compara los importes

El suplido debe recuperarse por el importe exacto. Si has añadido margen, comisión o una cantidad por gestión, separa esos conceptos: no todos tienen necesariamente el mismo tratamiento.

Separa el servicio y el gasto

En la factura, deja claro qué cobras por tu trabajo y qué cantidad recuperas por cuenta del cliente. Esto ayuda al cliente, a tu asesoría y a ti mismo si tienes que revisar la operación meses después.

Si necesitas revisar otros datos de una factura, puedes consultar esta guía sobre cuándo se emite una factura. Y si ya emitiste una factura con un tratamiento incorrecto, revisa el procedimiento de factura rectificativa.

Revisa el IVA por separado

No confundas estas tres preguntas:

• ¿El gasto se hizo por cuenta del cliente?
• ¿Puedo deducir el IVA de la factura que recibí?
• ¿Debo repercutir IVA al cliente?

Las respuestas pueden ser diferentes. El cliente tampoco puede deducir automáticamente un IVA solo porque le hayas cobrado el importe. Necesita cumplir sus propios requisitos y conservar la documentación válida.

Si la operación afecta al IGIC, al IPSI, a operaciones internacionales o a reglas especiales de localización, este artículo general sobre IVA no sustituye una revisión específica.

Preguntas frecuentes

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