Preparar el modelo 190: qué cuadrar antes de enero

Cuando llevas varias empresas, enero puede empezar con una pila de nóminas, facturas y consultas de clientes. Los totales de retenciones parecen estar en orden, pero falta saber si cada importe está asociado a la persona y a la clave correctas.

Preparar el modelo 190 consiste en construir esa trazabilidad antes de que llegue el cierre. Puedes adelantar buena parte de la revisión con la documentación disponible, anotar lo que falta y reservar una última comprobación para los pagos y documentos que todavía no existen.

El modelo 111 es la autoliquidación mensual o trimestral de determinadas retenciones e ingresos a cuenta. El modelo 190 es el resumen informativo anual que detalla las percepciones y sus perceptores. Según explica la AEAT sobre ambos modelos, el resumen también incluye rentas exentas de retención o ingreso a cuenta que corresponda declarar.

Por eso, cuadrar no significa copiar una suma. Se trata de comparar magnitudes equivalentes, explicar las diferencias y comprobar cada registro individual antes de presentar.

1. Prepara por cliente la documentación y los períodos

Empieza con una ficha para cada cliente: NIF del declarante, ejercicio, periodicidad del 111, persona responsable y estado de la documentación. Si varias personas de tu equipo trabajan en la misma cartera, esta ficha evita mezclar los datos de dos empresas o dar por revisado un mes que todavía está pendiente.

Qué puedes revisar ahora y qué queda abierto

A 29 de octubre de 2026, el cuarto trimestre aún está en curso. Puedes revisar los meses o trimestres ya transcurridos y los modelos 111 disponibles, pero deja señalado lo que falta de octubre a diciembre y los 111 todavía no presentados o no disponibles.

Cuando termine el año, incorpora las nóminas y los pagos restantes, junto con el 111 del cuarto trimestre, si procede y el cliente declara trimestralmente, o los 111 mensuales que correspondan si declara por meses. Vuelve a pasar los controles anuales con esa información: un borrador preparado en octubre es una base de trabajo, no un cierre definitivo.

Con carácter general, el plazo de presentación del modelo 190 de 2026 comienza en enero de 2027; el vencimiento puede desplazarse si el último día es inhábil. La ficha del procedimiento de la AEAT debe consultarse junto con la campaña aplicable antes de presentar. Las opciones de presentación destacadas en la ayuda consultada se refieren al ejercicio 2025. Las modificaciones de la Orden HAC/1431/2025 se aplican desde ese ejercicio y los siguientes, sin perjuicio de cambios posteriores: comprueba la campaña y el diseño aplicables antes de presentar.

Reúne las fuentes que explican cada importe

Pide a cada cliente o al área responsable los documentos necesarios para reconstruir las percepciones. El conjunto concreto depende de lo que haya pagado, pero normalmente conviene revisar:

• Nóminas y resúmenes de nómina, incluidas bajas, liquidaciones, atrasos y retribuciones en especie cuando existan.
• Facturas de profesionales y otros justificantes, con identificación del perceptor, concepto, base, tipo de retención y retención que corresponda.
• Fechas y pruebas del pago o puesta a disposición, incluidos pagos parciales, compensaciones y movimientos que necesiten aclaración.
• Modelos 111 presentados y sus justificantes, junto con los períodos que aún estén pendientes.
• Datos fiscales y documentación de perceptores, incluidos los datos personales adicionales que sean exigibles para la clase de percepción.

Una factura archivada no demuestra por sí sola cuándo se abonó. La guía del modelo 111 y la fecha de pago de facturas profesionales ayuda a separar la fecha de emisión del momento relevante para revisar una renta profesional.

Una hoja de trabajo que sirva para conciliar

Para cada apunte, conserva una referencia al documento de origen y, al menos, el cliente pagador, el perceptor, la naturaleza de la renta, la fecha de pago o puesta a disposición y el período que revisarás. Añade el importe íntegro satisfecho, el tipo aplicado, la retención en dinero y, si procede, la valoración de la retribución en especie y el ingreso a cuenta.

Registra también la clave y subclave propuestas, el ejercicio de devengo cuando corresponda y el estado de la comprobación. La hoja es una herramienta de control: contrasta sus campos con las instrucciones oficiales de la campaña antes de preparar la declaración.

2. Comprueba identidades y registros de perceptores

Una cifra correcta en la empresa equivocada o atribuida a una persona equivocada sigue siendo un error. Antes de sumar, revisa NIF y nombre o razón identificativa frente a la documentación de nómina, las facturas y los datos fiscales del perceptor.

Si hay un cambio de nombre, un NIF ausente o dos fichas que parecen corresponder a la misma persona, pide la confirmación necesaria antes de fusionarlas. La ayuda técnica de la AEAT para el modelo 190 enlaza con recursos para comprobar identificaciones y revisar la presentación.

Una persona puede necesitar varios apuntes

No reduzcas el resumen anual a una sola línea por NIF. La orden reguladora del modelo 190 prevé registros separados para percepciones del mismo perceptor que correspondan a distintas claves o subclaves y, en determinados casos, a diferentes ejercicios de devengo.

Por ejemplo, una persona puede tener una percepción de una clase y otra de distinta naturaleza. O puede recibir atrasos relativos a otro ejercicio. Identifica primero a la persona y después conserva cada registro con su clasificación y sus importes; no juntes los datos solo porque el NIF coincide.

El resumen del 190 cuenta registros de percepción, no necesariamente personas distintas. El número de perceptores declarado en distintos 111 tampoco se suma para obtener el número anual. Una misma persona puede aparecer en varios períodos, y el 190 puede requerir más de un registro para esa persona. Revisa las instrucciones del modelo para cada recuento.

Datos personales: solo los que correspondan

Algunas percepciones requieren información adicional, como datos familiares, discapacidad u otras circunstancias personales, según la clave y las instrucciones aplicables. Comprueba qué campos afectan al caso y pide una actualización cuando sea necesaria, sin trasladar sin revisar lo que figuraba el año anterior.

Trata esa documentación con acceso limitado a quienes la necesitan para el trabajo. En la hoja de seguimiento puedes indicar que el dato está pendiente o verificado, sin copiar información personal detallada en una lista compartida de toda la cartera.

3. Clasifica las percepciones antes de sumar

El modelo 190 agrupa percepciones de naturaleza diferente. La clave depende de la renta, no del programa del que sale el dato. La subclave puede depender también del tipo aplicable y de las circunstancias que lo justifican. Revisa el concepto, la relación con el perceptor y la documentación que lo respalda antes de asignarla.

Trabajo, profesionales y otras percepciones

Las nóminas pueden contener salario, percepciones exentas que deban declararse, atrasos o retribuciones en especie. Las facturas, por su parte, pueden corresponder a actividades profesionales u otras operaciones. No todas las facturas con una cifra de IRPF se clasifican correctamente por el mero hecho de llevarla impresa.

Separa los importes dinerarios de la valoración de las percepciones en especie. Cuando proceda, comprueba también el ingreso a cuenta y si ha sido repercutido al perceptor, siguiendo los campos de la campaña. Identificar estas columnas evita comparar una retención en dinero con un importe en especie como si fueran el mismo concepto.

Además, revisa las percepciones que deban informarse aunque estén exentas o su retención sea cero. Cero retención no equivale a ausencia de registro: decide si procede incluir la percepción según su naturaleza y las instrucciones aplicables. Algunas rentas exentas se informan en la clave L; determinadas contribuciones a planes de pensiones se excluyen del 190 y se declaran en el 345 cuando corresponda.

Distingue la base, el IVA y el líquido

En una factura profesional sencilla, el dinero transferido no suele coincidir con el importe de los honorarios. Antes de clasificarla, separa la base, la cuota de IVA, la retención y el líquido, como explica la guía para calcular una factura desde el importe neto.

Supón, solo como ejemplo, una factura íntegramente pagada en 2026, de una profesional residente, con una única base de 1.000 €, IVA del 21 % y retención aplicable del 15 %. El IVA es 210 €, la retención es 150 € y el líquido abonado es 1.060 €. En este supuesto ordinario, revisas los 1.000 € de honorarios y los 150 € retenidos; no añades los 210 € de IVA a la retención.

Si hay pagos parciales, rectificaciones o conceptos con tratamientos distintos, conserva el detalle y comprueba qué importes se han satisfecho y qué retención corresponde. No extrapoles la cuenta sencilla a todos los documentos ni supongas que todo el importe de la factura pertenece al período de un pago parcial.

Atrasos, alquileres y casos territoriales

Con los atrasos, apunta tanto la fecha de pago como el ejercicio de devengo o exigibilidad. Si se pagan en 2026 cantidades correspondientes a un año anterior, consulta cómo reflejar ese ejercicio en los registros del 190 y conserva el desglose. Revisa también la relación con el período del 111, sin corregir una autoliquidación automáticamente solo porque el devengo sea anterior.

Mantén separados los alquileres: cuando corresponda, las retenciones por arrendamiento de inmuebles urbanos siguen el circuito 115/180. Las rentas de no residentes sin establecimiento permanente pueden seguir el circuito 216/296 según sus reglas. Comprueba la naturaleza de cada pago y su modelo aplicable, sin aplicar una regla universal a todos los alquileres o perceptores.

Si interviene una Hacienda foral, identifica la Administración competente y las obligaciones concretas del cliente antes de mezclar datos con los de la AEAT. Algunos supuestos pueden requerir un tratamiento o reparto diferente; prepara ese análisis por separado y consulta las instrucciones de la Administración que corresponda. Por ejemplo, en determinados pagos a consejeros de entidades que tributan proporcionalmente ante la Hacienda estatal y las forales, la AEAT explica que el 111 estatal recoge su proporción, mientras el 190 estatal informa el total con el desglose territorial requerido.

4. Cómo cuadrar el modelo 190 con los modelos 111

El control empieza en el documento y termina en la declaración, no al revés. Para cada cliente, compara primero las nóminas con el resumen de nóminas y las facturas con sus justificantes de pago. Después revisa qué importes corresponden a cada período y a cada apartado del 111.

Compara lo que pertenece al mismo grupo

Agrupa las percepciones y retenciones de trabajo, actividades económicas y demás conceptos según los apartados comparables del modelo. Dentro de cada grupo, separa los pagos dinerarios de los ingresos a cuenta por retribuciones en especie cuando proceda. Cruza esos importes con el 111 del mismo período y conserva una explicación de cualquier diferencia.

Cuando estén disponibles todos los períodos, revisa el conjunto anual frente al borrador del 190. Compara categorías y conceptos equivalentes: el resumen anual incorpora detalle por perceptor y puede contener determinadas percepciones exentas o con retención cero. Por eso, las bases, los recuentos o los agregados no siempre coinciden de forma mecánica con una suma de casillas del 111.

Si falta un justificante, marca el dato como pendiente en lugar de completar la conciliación con una cifra estimada. Si hay una declaración rectificada o modificada, identifica la versión válida y conserva su relación con la documentación que explica el cambio.

Un total correcto puede ocultar dos errores

Este ejemplo es ficticio. Los documentos de origen de un cliente muestran 200 € retenidos al perceptor A y 400 € al perceptor B. El modelo 111 agrega correctamente 600 €, pero el borrador del 190 atribuye 300 € a cada persona:

Los totales coinciden, pero ambos registros individuales son incorrectos. Hay que volver a los justificantes y corregir la atribución del borrador: A debe conservar 200 € y B, 400 €. La coincidencia del total tampoco demuestra que las claves, las bases o los demás datos sean correctos.

Este es el motivo para hacer dos comprobaciones: una por categorías y períodos, y otra por perceptor y registro. El 111 ayuda a detectar diferencias agregadas; la documentación individual permite saber a quién corresponde cada cifra.

5. Resuelve diferencias y organiza el cierre con cada cliente

Cuando encuentres una diferencia, abre una incidencia con el NIF del cliente, el perceptor, el período, la cifra esperada y la cifra observada. Añade el documento de origen, quién debe responder y la fecha de revisión. Así puedes retomar el caso sin repetir toda la búsqueda en enero.

Investiga antes de cambiar una cifra

Una diferencia puede venir de un pago en otro período, una factura duplicada, un importe parcial, una nómina rectificada o una clasificación distinta. También puede reflejar una percepción que se informa en el 190 sin una retención equivalente. Identifica la causa antes de modificar el total.

Si el borrador anual está mal, corrígelo con la documentación contrastada. Si la revisión apunta a un error en un 111 ya presentado, analiza el caso y el procedimiento de regularización aplicable antes de actuar; un descuadre no demuestra por sí solo qué declaración es incorrecta. Si el 190 ya se ha presentado, revisa las opciones de modificación de la campaña correspondiente.

Aplica el mismo criterio a los certificados de retenciones: compáralos con las percepciones y retenciones acreditadas, y corrígelos cuando proceda después de esclarecer el error. La AEAT recuerda las obligaciones del retenedor, incluida la puesta a disposición de los certificados; no cambies un certificado solo para que coincida con una suma dudosa.

Un circuito de trabajo para varias empresas

Organiza la cartera en tres estados: documentación pendiente, revisión en curso y lista para la comprobación final. Dentro de cada estado, asigna una persona responsable y conserva la fecha de la última revisión. Una empresa solo pasa al último estado cuando los datos disponibles están contrastados y las incidencias abiertas tienen una respuesta.

Para los clientes con más movimiento, envía una petición concreta: qué nóminas o facturas faltan, qué pagos necesitan justificante y qué NIF requieren confirmación. Pedir «toda la documentación del año» puede generar otra carpeta extensa; pedir el documento y el período exactos facilita una respuesta útil.

Después del cierre de 2026, incorpora el último tramo de información y vuelve a contrastar los 111 que procedan y faltaban. Antes de presentar, revisa la campaña de la AEAT, las validaciones del fichero o formulario y las incidencias de cada cliente. Guarda la documentación que explica las cifras y deja constancia de quién ha completado la revisión.

Preguntas frecuentes

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