Libro de Ingresos y Gastos Autónomos: Guía 2026

Llevas tres años como autónomo. Facturas, pagas a Hacienda, tu gestoría está contenta. Hasta que un día te llega una carta de la AEAT: inspección de libros registro.

No sabías que tenías que llevarlos. O pensabas que con Verifactu ya no haría falta. O los llevas en Excel, pero con errores de correlatividad que ahora te cuestan €6,000 de sanción.

Este artículo te explica exactamente qué libros debes llevar, qué información incluir, cómo evitar los errores que disparan inspecciones, y por qué Verifactu NO te libra de esta obligación. Con ejemplos reales y referencias legales actualizadas a febrero 2026.

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¿Es obligatorio el libro de ingresos y gastos para autónomos?

Depende de tu régimen fiscal. No todos los autónomos tienen las mismas obligaciones. Aquí está la respuesta clara por régimen.

Si estás en estimación directa simplificada (la mayoría)

Debes llevar tres libros de registro obligatorios según la Orden HAC/773/2019:

Si eres empresario:

• Libro de ventas e ingresos
• Libro de compras y gastos
• Libro de bienes de inversión

Si eres profesional:

• Libro de ingresos
• Libro de gastos
• Libro de provisiones de fondos y suplidos
• Libro de bienes de inversión

La diferencia está en que los profesionales (consultores, diseñadores, abogados) no "venden" sino que cobran honorarios. Pero la lógica es la misma: registrar todas tus operaciones económicas antes del plazo de presentación trimestral.

Si estás en estimación objetiva (módulos)

Aquí las obligaciones se reducen. Solo necesitas:

• Libro de bienes de inversión (si aplicas amortizaciones y quieres deducirlas)
• Conservar facturas emitidas y recibidas durante 6 años

Eso sí: aunque no lleves libros formales, debes conservar todas las facturas. Hacienda puede pedírtelas en cualquier inspección.

Todos los sujetos pasivos de IVA (esto te incluye)

Si facturas con IVA (la inmensa mayoría de autónomos), estás obligado a llevar libros registro de IVA según el Reglamento del IVA (Art. 62-66 del RD 1624/1992):

• Libro registro de facturas expedidas
• Libro registro de facturas recibidas
• Libro registro de bienes de inversión

Esto es independiente de si llevas los libros de IRPF. El IVA tiene sus propias normas, y son obligatorias para todos. No importa si facturas €1,000 o €100,000 al año.

En resumen: Si estás en estimación directa simplificada, llevas libros de IRPF + libros de IVA. Si estás en módulos, solo libros de IVA y conservación de facturas. No hay excepciones por volumen.

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Qué información debe contener cada libro de registro

Los libros registro no son un "cuaderno donde apuntas cosas". Tienen campos obligatorios establecidos por ley. Si falta información, la AEAT puede considerarlos incompletos y sancionarte.

Libro de facturas expedidas (ventas/ingresos)

Según el Art. 63 del Reglamento del IVA, cada factura emitida debe registrarse con 9 campos obligatorios:

• Número y serie de la factura (debe ser correlativo sin saltos ni duplicados)
• Fecha de expedición de la factura
• Fecha de realización de la operación (si es distinta a la expedición)
• Nombre o razón social del destinatario
• NIF del destinatario
• Base imponible de la operación
• Tipo impositivo aplicado (21%, 10%, 4% o 0%)
• Cuota tributaria (IVA repercutido)
• Indicación de exención, no sujeción o inversión del sujeto pasivo (si aplica)

Error frecuente: No registrar el tipo impositivo cuando emites facturas con IVA exento (exportaciones, servicios intracomunitarios). Aunque la cuota sea 0€, debes indicar "Exento Art. 20 Ley IVA" o similar. Sin esa indicación, la AEAT puede interpretar que falta IVA.

Libro de facturas recibidas (compras/gastos)

Según el Art. 64 del Reglamento del IVA, cada factura recibida debe registrarse con estos campos:

• Número y serie de la factura del proveedor
• Fecha de expedición de la factura
• Fecha de realización de la operación (si es distinta)
• Nombre o razón social del proveedor
• NIF del proveedor
• Base imponible de la operación
• Tipo impositivo aplicado
• Cuota de IVA soportado (el IVA que tú pagas)
• Fecha en que se produce el derecho a la deducción (normalmente la fecha de recepción)

Detalle importante: La "fecha de derecho a deducción" puede ser distinta a la fecha de la factura. Esto ocurre cuando recibes una factura en diciembre pero la operación se realiza en enero. El criterio de devengo vs. caja afecta aquí.

Libro de bienes de inversión

Este libro registra compras de activos con vida útil superior a un año y valor superior a €300 sin IVA (ordenadores, maquinaria, mobiliario, vehículos). Campos obligatorios:

• Fecha de inicio de la utilización del bien
• Descripción del bien (modelo, características)
• Número de factura y NIF del proveedor
• Base imponible y cuota de IVA soportado
• Porcentaje de afectación a la actividad (si es uso mixto profesional/personal)
• Cuota deducible según la prorrata (si aplicas prorrata de IVA)
• Amortización anual acumulada (para calcular el valor neto contable)

Por qué importa: Si compras un MacBook de €2,500 y lo deduces al 100% pero solo lo usas un 60% para trabajo, Hacienda puede exigirte devolver la diferencia del IVA deducido. Este libro documenta que tu afectación está correctamente declarada.

Libro de provisiones de fondos y suplidos (solo profesionales)

Este libro es específico para profesionales que reciben anticipos de clientes (abogados, consultores) o pagan gastos en nombre del cliente (suplidos).

Ejemplo de suplido: Un abogado paga €300 de tasas judiciales por su cliente. Esa cantidad no es ingreso ni gasto del abogado, es un "pase de factura" sin margen. Debe registrarse separadamente para justificar que no es base imponible.

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Los tres libros registro que necesitas como autónomo

Vamos a aclarar la confusión más común: ¿libro de ingresos/gastos o libro de facturas emitidas/recibidas? No son lo mismo, pero se complementan.

Libro de ingresos y gastos (IRPF)

Este libro documenta tu actividad económica para calcular tu rendimiento neto en el IRPF. Lo exige la Orden HAC/773/2019 para quienes están en estimación directa simplificada.

Qué registra:

• Ingresos íntegros de tu actividad (ventas, servicios prestados, subvenciones)
• Gastos deducibles (compras, suministros, seguros, cuota de autónomos, etc.)
• Amortizaciones de bienes de inversión

Cuándo se rellena: Antes de cada declaración trimestral del Modelo 130 (pago fraccionado de IRPF). Debes tener los ingresos y gastos del trimestre registrados antes del 1-20 de abril, julio, octubre y enero.

Consulta nuestra guía sobre rendimientos netos de autónomos para entender cómo se calcula el beneficio que tributa.

Libro de facturas emitidas y recibidas (IVA)

Este libro documenta tus operaciones con IVA para cumplir con el Reglamento del IVA (Art. 62-66 del RD 1624/1992). Es obligatorio para todos los sujetos pasivos de IVA.

Qué registra:

• Facturas emitidas con IVA repercutido (el IVA que cobras a tus clientes)
• Facturas recibidas con IVA soportado (el IVA que pagas a proveedores)
• Operaciones exentas, no sujetas o con inversión del sujeto pasivo

Cuándo se rellena: Antes de cada declaración trimestral del Modelo 303 (liquidación de IVA). Igual que el anterior: antes del 1-20 de abril, julio, octubre y enero.

Si facturas a clientes internacionales o tienes dudas entre Modelo 303 vs. 130, revisa nuestra guía específica.

Libro de bienes de inversión (ambos)

Este es el único libro que sirve tanto para IRPF como para IVA. Documenta las compras de activos y su amortización/deducción.

Por qué es común a ambos: Las amortizaciones de bienes de inversión reducen tu base imponible del IRPF (gasto deducible). Y el IVA soportado en la compra es deducible según el porcentaje de afectación a la actividad. Ambas administraciones consultan el mismo libro.

Diferencia clave entre libros:

• IRPF → Registra ingresos y gastos económicos (importes sin IVA)
• IVA → Registra facturas con detalle de bases imponibles, tipos y cuotas de IVA
• Bienes de inversión → Común a ambos, con detalle de amortizaciones (IRPF) y deducción de IVA (IVA)

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Excel, software o gestoría: cómo llevar tus libros de registro

Ahora la pregunta práctica: ¿cómo los llevo en 2026? Tienes tres opciones. Ninguna es ilegal, pero no todas son igual de seguras.

Opción 1: Excel (legal pero arriesgado)

Lo que debes saber: Excel es legal en 2026 para llevar libros registro. La AEAT incluso ofrece plantillas oficiales en XLS y CSV descargables desde su web.

Ventajas:

• Gratis (si ya tienes Excel u usas Google Sheets)
• Total control sobre tus datos
• Puedes personalizarlo como quieras

Desventajas (y son graves):

• La mayoría de sanciones a autónomos derivan de errores en libros registro: numeración correlativa rota, facturas omitidas, fechas incorrectas, cálculos manuales de IVA equivocados
• Las irregularidades en numeración de facturas (saltos, duplicados) son uno de los errores más detectados en inspecciones
• No se sincroniza con tu gestoría automáticamente — más emails, más errores de transcripción
• Si borras una fila por error, pierdes la correlatividad y Hacienda lo interpreta como ocultación

¿Cuándo tiene sentido Excel?

• Si emites menos de 10 facturas al mes
• Si tienes tiempo para revisar manualmente cada trimestre
• Si tu gestoría acepta trabajar con tus archivos (muchas ya no lo hacen)

Consejo profesional: Si usas Excel, activa el control de versiones (Google Sheets lo hace automáticamente). En caso de inspección, poder demostrar que no has borrado facturas retroactivamente es oro.

Opción 2: Software de facturación automatizado

Lo que cambia: El software registra automáticamente cada factura en el libro correspondiente. Tú facturas, el sistema completa los campos obligatorios, calcula el IVA, y genera los libros listos para declaración.

Ventajas:

• Cero errores de cálculo — el software aplica tipos de IVA automáticamente
• Numeración correlativa garantizada — imposible saltarte un número o duplicar
• Sincronización con gestoría en tiempo real — tu asesor ve los libros actualizados sin que le envíes nada
• Verifactu incluido (desde julio 2027, obligatorio para todos)
• Exportación automática en formatos AEAT (XLS, CSV, XML)

Desventajas:

• Coste mensual (aunque €10.90/mes de Invoo es menos que una hora de trabajo)
• Depende de conexión a internet (aunque la mayoría funcionan offline)

¿Cuándo tiene sentido el software?

• Si emites más de 10 facturas al mes
• Si valoras tu tiempo y tranquilidad mental
• Si quieres cumplir con Verifactu sin pensar

Dato clave: Verifactu NO sustituye al libro registro. Son dos obligaciones separadas. Pero un software conforme con Verifactu genera ambos automáticamente. Lee nuestra guía sobre el aplazamiento de Verifactu para entender las nuevas fechas.

Opción 3: Gestoría tradicional (delegar todo)

Cómo funciona: Envías tus facturas emitidas y recibidas a tu gestoría (por email, WhatsApp o Dropbox). Ellos registran todo manualmente en su software contable y te preparan las declaraciones.

Ventajas:

• Tú no haces nada (salvo enviar las facturas)
• Tu gestoría asume la responsabilidad de los errores

Desventajas:

• Más caro: Entre €100-150/mes de media (vs. €10.90 de software)
• Más lento: Esperas días o semanas para respuestas
• Más errores de comunicación: muchos autónomos cambian de gestoría precisamente por "falta de comunicación"
• Dependencia total — si tu gestoría falla o cierra, pierdes acceso a tus datos

La solución híbrida (la que recomendamos):

Tú facturas con software. Tu gestoría ve todo en tiempo real desde su dashboard gratuito. Ellos revisan y preparan declaraciones, pero con los datos ya registrados correctamente. Menos trabajo para ambos, menos errores, menos coste.

Invoo incluye el dashboard de gestoría gratis — otros competidores cobran extra por la conexión contable.

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5 errores en tus libros que pueden disparar una inspección

La AEAT no inspecciona al azar. Tienen algoritmos que detectan patrones sospechosos. Estos son los 5 errores que más inspecciones disparan, con datos reales.

Error 1: Saltos en la numeración de facturas

Qué detecta Hacienda: Tu última factura de diciembre es la 156/2025. La primera de enero es la 160/2026. ¿Dónde están las facturas 157, 158 y 159?

Por qué pasa:

• Borras facturas de prueba en Excel sin renumerar
• Anulas una factura pero no la registras como "anulada"
• Usas varias series (A, B, C) sin documentar el criterio

Sanción: 1% del importe de las facturas omitidas (mín. €150, máx. €6,000). Si Hacienda sospecha ocultación intencionada, puede abrir inspección completa de los últimos 4 años.

Cómo evitarlo:

• Nunca borres facturas. Si anulas una, regístrala como "Factura anulada" con importe 0€
• Usa series de factura solo con criterio documentado (A = servicios, B = productos)
• Software de facturación garantiza correlatividad automáticamente

Dato clave: Las irregularidades en numeración correlativa son uno de los errores más detectados en inspecciones de Hacienda. Es el error más común y el más fácil de evitar.

Error 2: Fechas de factura posteriores a la fecha de cobro

Qué detecta Hacienda: Tu extracto bancario muestra un ingreso de €2,000 el 15 de marzo. Pero tu factura está fechada el 22 de marzo. ¿Cobraste antes de facturar?

Por qué pasa:

• Cobras por adelantado y emites la factura días después
• Tu cliente te paga antes de que termines el trabajo
• Facturas proyectos terminados en diciembre pero emitidos en enero (para retrasar IRPF)

Sanción: Hacienda puede interpretar esto como ingreso no declarado o alteración de fechas para evadir impuestos. Inspección completa + recargos de hasta el 150% en casos graves.

Cómo evitarlo:

• Emite la factura antes del día 16 del mes siguiente a la fecha de la operación (plazo legal máximo)
• Si cobras anticipos, emite una "factura de anticipo" con IVA correspondiente (las proformas no tienen validez fiscal)
• Registra siempre la fecha real de la operación en el campo "fecha de operación" del libro

Consulta nuestra guía sobre errores comunes en facturación para más ejemplos reales.

Error 3: Gastos deducidos sin factura registrada

Qué detecta Hacienda: Declaras €15,000 en gastos de suministros en el IRPF. Pero tu libro de facturas recibidas solo suma €9,000. ¿De dónde salen los €6,000 restantes?

Por qué pasa:

• Deduces gastos sin conservar facturas (tickets de gasolina, comidas con clientes sin factura, suministros de vivienda sin calcular correctamente la proporción)
• Duplicas gastos entre libro de IRPF y libro de IVA con importes distintos
• Incluyes gastos personales como profesionales sin documentación

Sanción: Hacienda rechaza los gastos sin justificación, lo que incrementa tu base imponible y la cuota a pagar. En casos de fraude, sanción del 50-100% de las cuotas defraudadas más intereses de demora.

Cómo evitarlo:

• Regla de oro: Si lo deduces en IRPF, debe estar en tu libro de facturas recibidas
• Conserva todas las facturas 6 años (digital o papel)
• Usa el criterio de las 15 deducciones fiscales legales para saber qué es deducible

Límite importante: Pagos en efectivo superiores a €1,000 no son deducibles (límite desde julio 2021, Ley 11/2021). Paga siempre con tarjeta o transferencia para tener trazabilidad.

Error 4: Retraso mayor de 4 meses en mantener los libros

Qué detecta Hacienda: En una inspección, te piden los libros de 2025. Los entregas en abril de 2026, pero las últimas entradas son de noviembre 2025. Han pasado 5 meses sin actualizar.

Por qué pasa:

• Acumulas facturas y las registras todas de golpe antes de declaraciones
• Tu gestoría tiene retraso y no te avisa
• Usas Excel y "lo dejas para luego"

Sanción: €300 fijos por retraso superior a 4 meses en la llevanza de libros (Art. 200.3 LGT). Puede parecer poco, pero es automático — no hay margen de interpretación.

Cómo evitarlo:

• Registra facturas el mismo día o máximo 48 horas después de emitirlas/recibirlas
• Software de facturación lo hace automáticamente al crear la factura
• Si usas gestoría, pregúntale cada mes: "¿Mis libros están al día?"

Detalle legal: Los libros deben estar al día antes de la presentación de cada declaración trimestral. Si presentas el Modelo 303 el 20 de abril, tus libros del primer trimestre deben estar completos antes de esa fecha.

Error 5: Discrepancias entre libros de IVA y declaraciones

Qué detecta Hacienda: Tu libro de facturas emitidas suma €50,000 de base imponible en el primer trimestre. Pero tu Modelo 303 declara €47,500. ¿Dónde están los €2,500 restantes?

Por qué pasa:

• Olvidas incluir una factura en la declaración
• Aplicas mal exenciones de IVA (exportaciones, servicios intracomunitarios)
• Tu software de facturación y tu libro de Excel no coinciden

Sanción: La AEAT cruza automáticamente los datos del Modelo 303 con los libros registro en inspecciones. Discrepancias activan revisión completa. Sanción del 1% de las cantidades omitidas (mín. €150, máx. €6,000).

Cómo evitarlo:

• Usa software que exporte directamente los datos al Modelo 303 — cero margen de error
• Revisa antes de declarar: suma del libro = casilla del modelo
• Si aplicas criterio de caja en IVA, documéntalo bien (muchas diferencias vienen de aquí)

Para sujetos en SII (facturación inmediata): Si facturas más de €6 millones al año, estás en el sistema SII y debes enviar facturas en 4-8 días. Retraso: sanción del 0.5% del importe por factura (mín. €300/trimestre, máx. €6,000/trimestre).

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Preguntas frecuentes

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¿Cansado de perder horas con libros de registro en Excel y temer cada inspección?

Invoo registra automáticamente cada factura en el libro correspondiente con todos los campos obligatorios. Cálculos de IVA sin errores, numeración correlativa garantizada, y tu gestoría conectada en tiempo real. Verifactu incluido. €10.90/mes para autónomos, gratis para gestorías.

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