10 Errores de Facturación que Sanciona Hacienda

Hace dos semanas, Raquel recibió una carta que le heló la sangre. Autónoma desde hace cinco años, con facturación impecable según ella, Hacienda le notificaba una sanción de 1.847€ por errores en 12 facturas. Numeración duplicada en tres de ellas, falta de NIF del cliente en cuatro, y descripción genérica ("servicios profesionales") en el resto.

"Pero si llevo años facturando igual", me dijo cuando me llamó. "Nadie me dijo que esto estaba mal".

Y ahí está el problema. Muchos autónomos facturan años sin saber que cometen errores sancionables. Hasta que llega la inspección. O hasta que un cliente rechaza una factura porque su asesor detecta que no cumple requisitos fiscales. Y desde julio 2027, Verifactu detectará muchos de estos fallos automáticamente antes de que sean problema.

En esta guía te explico los 10 errores que más dinero cuestan, con las sanciones exactas según la Ley General Tributaria, ejemplos reales, y lo más importante: cómo prevenirlos y qué hacer si ya los has cometido.

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Por qué Hacienda sanciona estos errores de facturación

La AEAT no sanciona por capricho. Las facturas son documentos fiscales que determinan cuánto IVA e IRPF se declara. Un error en tu factura puede significar menos impuestos ingresados, y eso Hacienda lo persigue con rigor.

El Artículo 201 de la Ley 58/2003 (Ley General Tributaria) establece tres niveles de infracciones relacionadas con facturación. Infracciones graves por incumplimiento de requisitos (1% del importe de la operación), graves por no emitir o no conservar facturas (2% del importe o 300€ por factura) e infracciones muy graves (hasta 75% del importe si hay datos falsos o falsificados).

Pero aquí viene lo que casi nadie sabe. Hacienda distingue entre error y fraude. Si te equivocas honestamente, la sanción es proporcional y puedes reducirla corrigiendo voluntariamente. Si fabricas o falsificas datos, la sanción se multiplica y entra en territorio penal.

Desde 2027, con Verifactu obligatorio, algunos de estos errores serán imposibles de cometer porque el software los bloqueará automáticamente. Otros seguirán siendo tu responsabilidad. Por eso es crucial saber cuáles son.

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Los 10 errores que más dinero cuestan

Estos son los errores de facturación que disparan las sanciones de Hacienda, ordenados por frecuencia según datos de inspecciones fiscales 2024. Para cada uno te indico la sanción exacta, si Verifactu lo previene, y cómo evitarlo.

Error 1: No emitir factura cuando corresponde

La sanción: 2% del importe total de las operaciones o 300€ por factura, lo que sea mayor.

Si Hacienda detecta que no emitiste facturas por 5.000€ en trabajos realizados, la sanción es el 2% del importe: 100€. Pero cuando el importe de cada operación no es conocido, la sanción es de 300€ por cada factura no emitida. Con 10 trabajos sin facturar, eso son 3.000€.

Verifactu lo previene: No. Verifactu registra las facturas que emites, pero no puede detectar trabajos que realizaste y no facturaste. Esto sigue siendo tu responsabilidad.

Cómo evitarlo: Lleva un registro de trabajos realizados y compáralo mensualmente con facturas emitidas. Si trabajas con empresas, recuerda que ellas deben exigirte factura por ley, así que cualquier pago bancario superior a 1.000€ sin factura asociada es una señal de alarma en inspección.

Error 2: Numeración no correlativa (saltos o duplicados)

La sanción: 1% del importe de la operación afectada.

Este es el error que pilló a Raquel. Si tienes factura 023 y luego emites la 025, falta la 024. Hacienda asume que la usaste en B y no la declaraste. Mismo problema si repites números: dos facturas con el número 030 indican falta de control o, peor, intento de ocultar operaciones.

Verifactu lo previene: Sí, completamente. El sistema de hash encadenado obliga a que cada factura contenga la huella digital de la anterior, haciendo imposible saltar o duplicar números sin romper la cadena.

Cómo evitarlo hoy: Usa software de facturación que numere automáticamente. Si usas Excel, revisa la última factura del año antes de empezar el siguiente. Un truco: cada enero, comprueba que tu primera factura del año nuevo sigue correlativa a la última de diciembre. Si cambias de software, puedes abrir nueva serie (2026-001) indicándolo en las facturas.

Error 3: Datos obligatorios omitidos o incorrectos (NIF, domicilio, etc.)

La sanción: 1% del importe de la operación afectada.

El Real Decreto 1619/2012 establece múltiples campos obligatorios en cada factura completa. Los más olvidados: NIF del cliente, domicilio fiscal completo (tuyo y del cliente), descripción detallada del servicio, y fecha de operación si difiere de la fecha de emisión.

Raquel omitió el NIF del cliente en cuatro facturas a particulares. "Pensé que solo era obligatorio para empresas", me dijo. Error: en facturas completas, el NIF del destinatario es siempre obligatorio. En facturas simplificadas, es obligatorio cuando el cliente es empresario o profesional, o cuando lo solicita para ejercer su derecho a deducción.

Verifactu lo previene: Parcialmente. Valida que los campos existan, pero no puede verificar que el NIF sea correcto o que el domicilio sea real. Si pones un NIF inventado, Verifactu lo acepta (aunque luego Hacienda lo detecta al cruzar datos).

Cómo evitarlo: Usa plantillas de factura que incluyan todos los campos obligatorios. Antes de enviar factura, comprueba: ¿está el NIF del cliente? ¿El domicilio es completo (calle, número, código postal, ciudad)? ¿La descripción detalla QUÉ hiciste, no solo "servicios"? Si facturas a empresas, pide sus datos fiscales completos al empezar la relación.

Error 4: IVA mal calculado o tipo incorrecto

La sanción: 50-100% del IVA no declarado si afecta a tu declaración trimestral (Modelo 303).

Este error tiene doble impacto. Primero, la sanción por factura incorrecta (1% del importe). Segundo, si esto resultó en que declaraste menos IVA del que correspondía en tu Modelo 303, sanción adicional por dejar de ingresar la deuda tributaria según el Artículo 191 de la LGT: 50% para infracciones leves, 50-100% para graves, y 100-150% para muy graves.

Ejemplo real: aplicas IVA del 10% a un servicio que debería llevar 21%. Si el servicio vale 1.000€, declaraste 100€ de IVA en lugar de 210€. Hacienda te reclama los 110€ no ingresados más una sanción proporcional.

Si tienes 20 facturas así en el año, la sanción suma rápido. Cada caso depende del importe no declarado y de si Hacienda aprecia ocultación.

Verifactu lo previene: No. Verifactu valida que pongas un tipo de IVA válido (4%, 10%, 21%, exento), pero no puede saber si el tipo que elegiste es el correcto para tu actividad o producto. Esto sigue siendo tu decisión y tu responsabilidad.

Cómo evitarlo: Conoce los tipos de IVA que aplican a tu actividad. Regla general: servicios profesionales 21%, productos de primera necesidad 10%, libros y prensa 4%, exportaciones exentas. Si tienes duda sobre un servicio concreto, consulta el manual de IVA de la AEAT o pregunta a tu gestoría antes de facturar.

Error 5: Falta de retención IRPF en facturas B2B

La sanción: 50-150% del importe de la retención no ingresada.

Si emites facturas a empresas por servicios profesionales, debes aplicar retención de IRPF (normalmente 15%, o 7% durante los tres primeros ejercicios fiscales de actividad profesional). La retención no es opcional: la empresa cliente está obligada a practicarla, y tú a indicarla en factura.

Si olvidas ponerla, pueden pasar dos cosas. La empresa te la aplica igualmente al pagarte (cobras menos de lo esperado), o te paga el total y luego tiene problemas en su declaración anual de retenciones. En inspección, Hacienda detecta que no declaraste esa retención en tu Modelo 111 o resumen anual 190, y sanciona del 50% al 150% del importe no ingresado.

Verifactu lo previene: No. Decidir si una factura lleva retención, y de qué porcentaje, es decisión del autónomo según su actividad y antigüedad. Verifactu registra lo que pongas, pero no valida si es correcto.

Cómo evitarlo: Si facturas a empresas (no a particulares) por servicios profesionales, aplica siempre retención. Usa nuestra guía sobre retención de IRPF para saber cuándo es 7% y cuándo 15%. Si facturas productos (no servicios), generalmente no hay retención. Si tienes actividad mixta, separa bien qué facturas llevan retención y cuáles no.

Error 6: Descripción genérica ("servicios profesionales")

La sanción: 1% del importe de la operación afectada.

Este fue uno de los errores de Raquel. "Servicios profesionales" no es descripción válida. Hacienda exige que detalles QUÉ servicio prestaste para poder verificar que el IVA aplicado es correcto y que el gasto es deducible para tu cliente.

Descripciones insuficientes según inspecciones recientes: "Servicios", "Consultoría", "Trabajos realizados", "Honorarios mes de marzo". Descripciones válidas: "Diseño de logotipo corporativo y manual de identidad visual", "Desarrollo web con React: 40 horas", "Auditoría fiscal ejercicio 2025 incluyendo revisión de modelos trimestrales".

Verifactu lo previene: No. Verifactu valida que el campo descripción no esté vacío, pero no puede juzgar si el contenido es suficientemente específico. Un software no sabe si "servicios" es genérico o detallado.

Cómo evitarlo: Detalla siempre. Incluye qué hiciste, para qué proyecto, cuántas horas o unidades, y cualquier entregable concreto. Si trabajas por horas, indica las horas. Si es proyecto cerrado, describe el resultado. Piensa en esto: si Hacienda lee solo la descripción, ¿entiende exactamente qué servicio prestaste? Si la respuesta es no, reescribe.

Error 7: Fecha errónea o factura fuera de plazo

La sanción: 1% del importe de la operación, o 300€ por factura.

Hay dos problemas aquí. Primero, poner una fecha de emisión incorrecta (especialmente retrotraer fechas para ajustar declaraciones trimestrales). Segundo, emitir la factura fuera del plazo legal: inmediatamente tras la operación en ventas a consumidor final (B2C), o antes del día 16 del mes siguiente en ventas a empresas (B2B).

Si realizas un trabajo el 28 de marzo y emites factura el 20 de abril, estás fuera de plazo. La factura debió emitirse antes del 16 de abril. Esto afecta a qué trimestre declaras esa operación en tu Modelo 303.

Verifactu lo previene: Parcialmente. El timestamp (sello de tiempo) que genera Verifactu certifica cuándo se creó la factura, haciendo muy difícil retroceder fechas. Pero no puede obligarte a facturar dentro de plazo; solo registra cuándo lo hiciste.

Cómo evitarlo: Factura inmediatamente tras completar el trabajo o entrega. Si trabajas a mes vencido, emite la factura el último día del mes o primero del siguiente, no esperes a mitad de mes. Configura recordatorios si tiendes a olvidarlo. Y nunca, jamás, modifiques la fecha de una factura ya emitida para ajustar trimestres: es detectable y se considera manipulación.

Error 8: Factura sin desglose de IVA

La sanción: 1% del importe de la operación afectada.

Tu factura debe mostrar claramente: base imponible (precio sin IVA), tipo de IVA aplicado (21%, 10%, etc.), cuota de IVA (cantidad en euros), y total con IVA. No basta con poner el total final. Tampoco vale "IVA incluido" sin desglosar cuánto es la base y cuánto el impuesto.

Este error es común en facturas hechas en Word donde el autónomo calcula mentalmente y pone solo el total. El cliente (especialmente si es empresa) no puede deducirse el IVA si no está desglosado correctamente, y rechazará la factura. Y Hacienda, en inspección, la considerará defectuosa.

Verifactu lo previene: Parcialmente. Valida que existan los campos de base imponible, tipo de IVA, cuota, y total, y que las matemáticas cuadren (base × tipo = cuota). Pero no puede evitar que pongas un tipo incorrecto o que olvides incluir algún concepto.

Cómo evitarlo: Usa plantillas o software que calculen automáticamente. Formato correcto: "Base imponible: 1.000,00€ | IVA 21%: 210,00€ | Total: 1.210,00€". Si tienes varios conceptos con IVA diferente (servicios al 21% + productos al 10%), desglosa cada base por separado. Nunca redondees el IVA; usa los céntimos exactos.

Error 9: No conservar facturas 4 años (6 según Código de Comercio)

La sanción: 2% del importe total de operaciones no justificadas, o 300€ por factura no presentada en inspección.

La normativa fiscal obliga a conservar facturas emitidas y recibidas durante 4 años desde el fin del plazo de presentación de la declaración en que debieron incluirse. El Código de Comercio extiende esto a 6 años para documentos mercantiles. Si Hacienda te inspecciona y no puedes presentar una factura de hace 3 años, asumen que la operación no existió o no fue declarada.

Muchos autónomos guardan facturas en email o carpetas de ordenador sin backup. Cuando el disco duro falla o borran emails antiguos, pierden la documentación. Otros imprimen y guardan en papel, que se deteriora o pierde con mudanzas.

Verifactu lo previene: Sí, completamente. Todas las facturas emitidas con software conforme quedan registradas permanentemente en el sistema y enviadas a Hacienda. No puedes perderlas. Además, el almacenamiento digital cumple con el requisito legal de conservación.

Cómo evitarlo hoy: Digitaliza todas las facturas y guárdalas en la nube (Google Drive, Dropbox, o el almacenamiento que ofrezca tu software de facturación). Mantén backup automático. Nombra los archivos con formato claro: "2026-045_ClienteNombre_Importe.pdf". Si usas papel, escanea al menos una vez al año y guarda los PDF. Nunca confíes solo en el email; los proveedores eliminan emails antiguos sin avisar.

Error 10: Usar software no conforme con Verifactu

La sanción: 50.000€ por ejercicio fiscal (no por factura, es sanción anual fija).

Este es el error más caro de la lista. Desde enero 2027 para empresas en Impuesto sobre Sociedades, y julio 2027 para autónomos, es obligatorio usar Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) conformes con Verifactu.

Si usas Excel, Word, o cualquier software que no genere huella digital (hash), código QR, y remisión automática a la AEAT, estás usando software no conforme. La sanción no es por factura; es 50.000€ anuales por todo el ejercicio fiscal. Para desarrolladores de software, la multa sube a 150.000€ anuales.

Verifactu lo previene: No aplica. Verifactu no es una función del software, es el requisito que el software debe cumplir. Si tu software no es conforme, Verifactu no existe en él.

Cómo evitarlo: Migra a un software de facturación certificado antes de julio 2027. Pregunta explícitamente al proveedor: "¿Este software cumple el Real Decreto 1007/2023 y genera facturas con hash encadenado, QR y remisión AEAT?". Si la respuesta no es un sí rotundo con documentación técnica, busca alternativa. No esperes a último momento; el plazo no se va a prorrogar de nuevo según declaraciones de la AEAT.

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Cuándo un error se convierte en sanción grave

No todos los errores se sancionan igual. Hacienda diferencia entre error formal (olvidaste un dato), error contable (calculaste mal el IVA), y falsificación (inventaste datos para pagar menos impuestos).

La diferencia está en la intención. Si te equivocaste honestamente, corregiste al darte cuenta, y cooperaste con la inspección, la sanción es proporcional y moderada. Si ocultaste ingresos, manipulaste fechas para evadir, o emitiste facturas falsas, la sanción se multiplica y puede incluir responsabilidad penal.

El Artículo 201.3 de la LGT establece que las infracciones se agravan en un 100% adicional cuando existe "ocultación" o cuando el importe no declarado supera el 50% de lo que debiste declarar. Ejemplo: si calculaste mal el IVA en facturas que suman 10.000€ de base, la sanción base es 100€. Pero si Hacienda determina que lo hiciste intencionadamente para declarar menos IVA trimestral, la sanción se duplica a 200€ más la sanción por el IVA no ingresado.

Cómo demostrar buena fe: Lleva registros ordenados, corrige errores voluntariamente en cuanto los detectes, y colabora con inspecciones. Si Hacienda ve que tienes un sistema, aunque imperfecto, y que corriges proactivamente, las sanciones se reducen. Si ven caos, facturas en servilletas, y resistencia a aportar documentación, asumen lo peor.

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Cómo corregir un error antes de que Hacienda lo detecte

Si descubres que cometiste un error en una factura ya emitida, no la edites ni la borres. Eso empeora todo. El procedimiento legal es emitir una factura rectificativa.

Una factura rectificativa anula o modifica la factura original, indicando el número de la factura que corrige, la fecha, el motivo de la rectificación (error en base imponible, tipo de IVA, etc.), y los datos correctos. Se envía al cliente junto con explicación del ajuste.

Por qué esto te protege: Si Hacienda inspecciona y encuentra la factura original incorrecta PERO ven que tú ya emitiste rectificativa antes de la inspección, demuestras buena fe. En muchos casos, esto elimina la sanción o la reduce drásticamente, porque no hubo ocultación ni intención de evadir.

Casos donde DEBES emitir rectificativa:

• Calculaste mal el IVA o la retención
• Olvidaste datos obligatorios del cliente
• Pusiste descripción genérica que no cumple requisitos
• Duplicaste un número de factura
• Aplicaste tipo de IVA incorrecto

Plazo: Hazlo cuanto antes. No hay plazo legal específico, pero cuanto más tarde emitas la rectificativa, más difícil es argumentar que fue error involuntario. Si pasan meses o años, Hacienda asume que solo corriges porque te pillaron.

Cómo hacerlo: Usa el mismo software donde emitiste la original. En el campo "Tipo de factura" selecciona "Rectificativa". Indica número y fecha de la original. Detalla el motivo en la descripción. Si el error afectó al importe de IVA o retención, deberás regularizar también tus declaraciones trimestrales (Modelo 303 o 111) con declaración complementaria.

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El sistema para evitar errores de facturación

Prevenir es más barato que corregir. Estos son los tres pilares de un sistema anti-errores que funciona para autónomos con cualquier volumen de facturación.

Pilar 1: Software conforme que calcule automáticamente

No uses plantillas de Word ni hojas de Excel donde calculas a mano. Los humanos cometemos errores matemáticos, especialmente cuando estamos cansados o con prisa. Un software de facturación conforme con Verifactu elimina los errores de cálculo (IVA, retenciones, totales), numera automáticamente sin saltos ni duplicados, y valida que existan todos los campos obligatorios antes de guardar.

Además, desde julio 2027 es obligatorio. Migrar ahora te ahorra la prisa de última hora y la multa de 50.000€.

Pilar 2: Checklist pre-envío de 30 segundos

Antes de enviar cualquier factura, revisa:

1. ¿El NIF del cliente es correcto? (Verifica las letras finales en la web de la AEAT)
2. ¿La descripción detalla QUÉ hiciste, no solo "servicios"?
3. ¿El tipo de IVA es el correcto para esta actividad?
4. ¿Lleva retención si es B2B? (7% o 15% según antigüedad)
5. ¿El desglose de IVA está visible con base, tipo, cuota y total?

Este checklist toma 30 segundos y previene el 80% de los errores sancionables. Ponlo en un post-it junto a tu pantalla las primeras semanas hasta que se vuelva automático.

Pilar 3: Coordinación con tu gestoría

Tu gestoría no puede adivinar si cometiste errores en facturas que aún no le has enviado. Automatiza el flujo: usa software que le dé acceso en tiempo real a tus facturas. Así detectan errores en días, cuando aún puedes rectificar sin complicaciones, no meses después cuando Hacienda ya está preguntando.

La tranquilidad de saber que tu gestoría ve cada factura el mismo día que la emites vale más que cualquier checklist. Un error detectado en 24 horas se corrige con una rectificativa rápida. El mismo error detectado en una inspección tres años después se convierte en sanción.

Nota sobre régimen de módulos: Esta guía se centra en autónomos en estimación directa. Si tributas en módulos (estimación objetiva), algunas obligaciones de facturación difieren, especialmente en facturación simplificada. Tu gestoría puede ayudarte a identificar qué particularidades aplican a tu régimen específico.

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Preguntas frecuentes

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