Numeración de Facturas: Formato Correcto

Llevas tres años como autónomo. Has emitido 487 facturas. Y hoy, revisando tu libro de ingresos y gastos, descubres que te saltaste el número 125. Tu corazón se acelera. ¿Es motivo de sanción? ¿Tienes que rehacer todo?

La numeración de facturas es uno de esos temas que parece simple hasta que lees el Reglamento de Facturación. Entonces descubres palabras como "correlativa", "cronológica", "series independientes" y "hash encadenado". La confusión es brutal.

Algunos autónomos numeran con letras y números mezclados sin saber si es legal. Otros reinician la numeración cada mes pensando que es obligatorio. Y muchos no saben que, desde julio 2027, Verifactu hace imposible ocultar huecos de forma retroactiva en la numeración mediante encadenamiento criptográfico.

Aquí está la verdad completa: qué dice la ley sobre numeración correlativa, cuándo necesitas crear series separadas, qué formatos son válidos con ejemplos reales y qué cambia con Verifactu en 2027.

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La regla básica: correlativa y sin huecos

El artículo 6 del Real Decreto 1619/2012 establece la norma fundamental: "La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa". Esto significa tres cosas concretas.

Primero, los números deben seguir un orden secuencial sin saltos. Si tu última factura es la 045, la siguiente debe ser la 046. No puedes saltarte el 046 y pasar directamente a la 047 sin justificación documentada.

Segundo, la numeración debe ser cronológica respecto a la fecha de emisión. Una factura con número superior debe tener fecha igual o posterior a la anterior. Si emites la factura 050 el 15 de febrero y luego emites la 051 el 10 de febrero, incumples la correlación cronológica.

Tercero, esta regla aplica dentro de cada serie de forma independiente. Si tienes serie A y serie B, la numeración de A no afecta a la de B. La factura A-010 puede emitirse después de B-025 sin problema.

Qué significa "correlativa" en la práctica

Correlativa no es solo "números consecutivos". Es secuencial, cronológica y sin huecos deliberados. La DGT en consulta vinculante V2517-09 aclara que los huecos excepcionales por errores técnicos informáticos son tolerados si están documentados.

Pero la consulta V2645-16 añade matiz crítico: los huecos repetidos o sistemáticos no son aceptables. Si cada mes te saltas dos o tres números "por error", Hacienda puede considerar que estás ocultando operaciones y sancionar.

Caracteres permitidos: letras y números

El Reglamento no exige que la numeración sea solo numérica. Puedes usar caracteres alfanuméricos (letras y números). Esto permite formatos como F2026-001, A-123, 2026/045 o simplemente 001.

Lo importante es mantener la correlación lógica. Si usas F2026-001, la siguiente debe ser F2026-002. Si cambias a formato distinto a mitad de año, pierdes la trazabilidad clara y puedes levantar sospechas en una inspección.

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Series y formatos: cómo organizar tu numeración

La mayoría de autónomos solo necesita una serie. Pero hay casos donde la ley exige series separadas. Y otros donde es opcional pero recomendable para organización interna.

Series obligatorias por ley

El RD 1619/2012 establece varios casos donde las series separadas son obligatorias, no opcionales. Los principales para autónomos son tres:

1. Facturas rectificativas - Deben tener serie propia diferenciada de las ordinarias. Ejemplo: si tus facturas normales van con serie F, las rectificativas van con serie R o RECT. Esto evita confusión entre facturas de ingresos reales y ajustes.

2. Facturas emitidas por el destinatario o tercero - Cuando quien emite materialmente la factura no eres tú sino tu cliente o un intermediario (autofacturación), deben llevar serie diferente.

3. Facturas simplificadas y completas simultáneas - Si emites ambos tipos de facturas, necesitas series separadas. Ejemplo: serie T para tickets (simplificadas) y serie F para completas. Si solo emites un tipo, no necesitas esta separación.

Estas tres situaciones no son opcionales. Si las incumples, Hacienda puede considerar tus facturas irregulares y aplicar sanciones por defectos formales. Conoce los errores de facturación que Hacienda sanciona para evitar problemas.

Series opcionales (pero útiles)

En otros casos, puedes crear series adicionales sin que sea obligatorio. Esto ayuda a organizar tu negocio:

Múltiples establecimientos - Si tienes dos locales físicos, puedes usar serie M (Madrid) y serie B (Barcelona) para identificar el origen de cada factura. No es obligatorio, pero facilita contabilidad interna.

Actividades diferentes - Si realizas consultoría y formación, podrías usar serie C y serie F. Esto ayuda al análisis de ingresos por línea de negocio. Pero cuidado: cada serie añade complejidad de gestión.

Clientes grandes - Algunos autónomos crean series específicas para clientes principales. No es habitual ni necesario, pero es válido si lo mantienes correctamente.

El consejo práctico: simplicidad

La mayoría de autónomos debería usar una o dos series como máximo. Una principal (F2026-001, F2026-002...) y una para rectificativas (R2026-001). No necesitas más.

No sobre-ingenierices tu sistema. Cada serie adicional es un campo más que gestionar, un riesgo más de error y una complicación más si migras de software.

Una vez claras las series, toca elegir formato. No hay un formato único correcto, pero algunos patrones son más comunes y prácticos para autónomos españoles.

Formato 1: Año + número secuencial

Ejemplo: 2026-001, 2026-002, 2026-003...

Este formato es el más claro para inspecciones. El año está visible en el número de factura, facilitando la identificación cronológica. Se reinicia cada año desde 001.

Ventaja: al leer "2026-045" sabes inmediatamente que es factura del año 2026. Útil si guardas facturas de múltiples años.

Desventaja: si emites más de 999 facturas al año, necesitas ajustar a formato 2026-0001 con cuatro dígitos.

Formato 2: Prefijo + año + número

Ejemplo: F2026/001, F2026/002, F2026/003...

Añade un prefijo descriptivo (F para factura, T para ticket, R para rectificativa). Funciona igual que el anterior pero con identificación visual del tipo de documento.

Ventaja: las series están claramente diferenciadas visualmente. R2026/001 es obviamente rectificativa.

Desventaja: ligeramente más largo. Si compartes facturas internacionalmente, algunos sistemas informáticos del cliente pueden tener problemas con barras "/" en el número.

Formato 3: Series por actividad

Ejemplo: A2026-001 (actividad consulting), B2026-001 (actividad formación)

Útil si tienes dos líneas de negocio completamente separadas. Cada serie tiene numeración independiente y se reinicia anualmente.

Ventaja: trazabilidad por tipo de ingreso. Tu gestoría puede analizar fácilmente rendimientos por actividad.

Desventaja: complejidad adicional. Solo recomendable si realmente necesitas separación por actividad para análisis financiero.

Formato 4: Numeración perpetua

Ejemplo: 001, 002, 003... sin reinicio anual

Algunos autónomos prefieren no reiniciar la numeración cada año. La factura 1 es la primera que emitieron en su vida profesional. La 487 es la actual.

Ventaja: simplicidad total. No hay que recordar reiniciar en enero. Cada factura tiene número único absoluto.

Desventaja: tras años de actividad, llegas a números muy altos (factura 3.247) y pierdes referencia temporal. Pero es completamente legal.

¿Cuál elegir?

Para la mayoría, recomendamos Formato 1 (2026-001) o Formato 2 (F2026/001). Son claros, cumplen normativa, facilitan auditorías y escalan bien hasta 999 facturas anuales.

Si emites más de 999 al año, usa cuatro dígitos (2026-0001). Si tienes actividades separadas, añade prefijo por actividad (A2026-001, B2026-001).

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Qué pasa si te equivocas en la numeración

Los errores de numeración ocurren. Un despiste al cambiar de software. Un duplicado accidental. Un salto porque borraste una factura mal emitida. No entres en pánico, pero tampoco lo ignores.

Errores comunes que vemos

Número saltado - Emites F2026-044 y luego F2026-046. Falta el 045. Puede ser error técnico (se creó pero no se guardó), olvido o que borraste una factura mal emitida.

Número duplicado - Tienes dos facturas con el mismo número pero distintos clientes y fechas. Esto suele pasar al migrar entre sistemas o al emitir manualmente sin consultar la última.

Serie incorrecta - Emites una rectificativa en serie ordinaria F en lugar de serie R. O mezclas simplificadas y completas en la misma serie cuando deberían estar separadas.

Qué dice Hacienda sobre los errores

La consulta vinculante V2517-09 de la DGT establece que los huecos excepcionales debidos a errores técnicos informáticos son tolerados siempre que estén documentados y sean puntuales.

Pero la consulta V2645-16 matiza: los huecos repetidos o sistemáticos no son aceptables. Si cada trimestre tienes tres o cuatro números faltantes, Hacienda puede presumir que estás ocultando operaciones no declaradas.

La clave es la excepcionalidad documentada. Un hueco puntual por fallo de software con registro del error: tolerado. Diez huecos en seis meses sin justificación: sancionable.

La solución correcta: nunca borrar facturas emitidas

Si emites una factura con error (importe incorrecto, cliente equivocado, concepto mal descrito), nunca borres la factura del sistema ni reutilices su número para otro cliente.

La solución correcta es emitir una factura rectificativa en serie R que anule o corrija la original. La factura errónea queda registrada, la rectificativa ajusta el importe y la numeración se mantiene íntegra.

Si borras una factura emitida y das el número a otro cliente, creas un problema de trazabilidad. En inspección, Hacienda puede pedir justificación de por qué ese número cambió de cliente.

Sanciones por numeración incorrecta

El artículo 201 de la Ley General Tributaria tipifica las sanciones por incumplimientos formales en facturación:

Atención

Defectos formales en facturas — Sanción del 1% del importe de las operaciones afectadas. Esto incluye numeración incorrecta, duplicados o series mal utilizadas.

Facturas no emitidas o no conservadas — Sanción del 2% del importe o 300€ por operación cuando no se pueda conocer el importe. Si Hacienda detecta numeración duplicada para ocultar operaciones, puede presumir facturación falsa.

Falsificación deliberada — Si manipulas software para alterar numeración y ocultar ingresos, la sanción sube al 75% del importe de las operaciones afectadas más recargos. Esto entra en fraude fiscal grave.

Software como prevención

Uno de los mayores beneficios de usar software de facturación conforme es que la numeración automática elimina errores humanos. El sistema asigna el siguiente número disponible, mantiene correlación y previene duplicados.

Con Excel o Word, depende de tu memoria. Con software, la máquina controla la secuencia. Desde julio 2027 con Verifactu, esta automatización será prácticamente obligatoria.

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Numeración y Verifactu: qué cambia desde 2027

Verifactu introduce un elemento nuevo que cambia radicalmente la trazabilidad: el encadenamiento criptográfico mediante hash. Esto hace que cada factura esté vinculada matemáticamente a la anterior de forma irreversible.

Cómo funciona el hash encadenado

El artículo 10.1.ñ del Real Decreto 1007/2023 establece que cada registro de facturación debe incluir la huella o hash del registro anterior. Esto crea una cadena continua desde tu primera factura Verifactu hasta la última.

Funciona así: cuando emites la factura F2026-001, el software calcula un hash (una especie de huella digital única) basándose en sus datos. Al emitir F2026-002, el sistema incluye dentro de ella el hash de F2026-001. Si alguien modifica la 001, el hash de la 002 deja de coincidir.

Esto significa que borrar, modificar o insertar una factura a posteriori rompe la cadena completa. Hacienda detecta inmediatamente la manipulación.

Trazabilidad absoluta desde el primer registro

El artículo 8.2.b del RD 1007/2023 exige que los sistemas de facturación garanticen "integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros".

La trazabilidad significa que debe existir una cadena ininterrumpida desde el primer registro de facturación hasta el último. No puede haber huecos sin justificación.

Si usabas Excel y tenías tres facturas con números saltados sin registro del porqué, con Verifactu eso ya no es posible. Cada factura deja registro de su posición en la cadena y de la factura anterior.

El número de factura en el registro Verifactu

El número de factura y la serie son campos obligatorios en el registro de facturación que se envía a la AEAT. No es solo un dato interno de tu contabilidad. Hacienda lo recibe y lo cruza con tus declaraciones trimestrales.

Si declaras 50 facturas en el trimestre pero tu numeración va de F2026-001 a F2026-065, hay 15 facturas de diferencia. Verifactu detecta esa discrepancia automáticamente y puede generar requerimiento.

Fechas límite para cumplimiento

Tras el aplazamiento de diciembre 2025 (Real Decreto-ley 15/2025), las fechas definitivas son:

• 1 de enero de 2027: Obligatorio para sociedades (SL, SA, cooperativas)
• 1 de julio de 2027: Obligatorio para autónomos personas físicas

Desde esas fechas, todas las facturas emitidas mediante sistemas informáticos de facturación deben cumplir Verifactu. La numeración pasa a ser auditada automáticamente mediante el sistema hash. Lee la guía completa de Verifactu para prepararte sin complicaciones.

Sanciones específicas de Verifactu

El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria establece sanción específica para uso de software no conforme: 50.000€ fijos por ejercicio fiscal. No importa cuántas facturas emitas. Es multa por sistema, no por factura. Si manipulas el software para romper el encadenamiento hash o alterar numeración, la multa sube a 150.000€.

Impacto práctico: el software gestiona la numeración

Para el autónomo que usa software actualizado y conforme, Verifactu no cambia nada en el día a día. El sistema maneja automáticamente el hash, la numeración correlativa, el encadenamiento y el envío a AEAT.

Lo que sí cambia es que los métodos manuales dejan de ser viables. Excel o Word sin sistema de encadenamiento no pueden cumplir Verifactu. Tendrás que migrar a software conforme antes de julio 2027.

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Preguntas frecuentes

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