Verifactu: guía ante el aplazamiento previsto a 2028

Imagina que se acerca la fecha en la que tu sistema debe estar adaptado.

Abres Google y buscas "¿qué es Verifactu?". Te salen 200 artículos que hablan de "SIF", "hash encadenado", "XML" y "registros de alta".

Cierras el portátil.

¿Te suena? No estás solo. Verifactu es una de las normativas más confusas de los últimos años, no porque sea compleja, sino porque nadie te la ha explicado como lo que es: un QR en tu factura que evita que Hacienda piense que haces trampas.

Así de simple. En este artículo encontrarás todo lo que necesitas saber sin tocar una línea de código.

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Qué es Verifactu y por qué existe

El problema real: el fraude con software de "doble uso"

Imagina que tienes una tienda. Al final del día, borras algunas ventas del registro. Le dices a Hacienda que vendiste 100€, pero en realidad vendiste 200€. Te ahorras el IVA de esos 100€ fantasma.

Eso es exactamente lo que algunos negocios hacían con software diseñado para permitirlo. Hacienda lo sabía. Y decidió que se acabó.

A partir de la fecha obligatoria que finalmente te corresponda, si eres un contribuyente incluido y utilizas un SIF cubierto, ese sistema deberá cumplir el RRSIF. Eso incluye el QR y la generación de registros con las garantías exigidas para las operaciones dentro de su ámbito.

No es la factura electrónica B2B, que tiene su propio calendario. Tampoco toda herramienta digital es automáticamente un SIF: importa el uso real que haces de ella para expedir, procesar o conservar la información de facturación.

Qué es Verifactu en lenguaje normal

Olvida el XML, el hash y la firma electrónica. Eso lo hace tu software. Lo que necesitas entender es esto:

Cuando el RRSIF te resulta aplicable, el SIF genera el código QR y el registro exigidos para las facturas comprendidas en su ámbito, y conserva la trazabilidad de las correcciones.

Antes de Verifactu, tu factura tenía cliente, importe y tus datos. Con Verifactu, lleva exactamente lo mismo más un código QR en la parte superior. El software lo genera solo. Tú no tocas nada.

Lo que sí cambia para tu cliente es que puede escanear ese QR y verificar que la factura está registrada y no es falsa. Para ti, lo que cambia es que no puedes eliminar una factura. Si te equivocas, emites una factura rectificativa.

Los dos caminos: VERIFACTU y no VERIFACTU

Tu software puede funcionar de dos formas distintas, y la diferencia importa.

Con VERI*FACTU (envío automático): Cada vez que emites una factura, tu software remite un registro a la AEAT con los datos exigidos. La factura muestra el texto "VERI*FACTU" o "Factura verificable en la Sede electrónica de la AEAT", y el cliente puede consultar si el registro consta como recibido. La AEAT conserva esos registros; la factura completa sigue siendo un documento distinto.

Sin VERI*FACTU (sin envío automático): Tu software guarda los registros de forma segura internamente pero no los envía. Solo los entregas cuando Hacienda los solicita en una inspección. Tu cliente puede enviar los datos del QR a la AEAT para contraste futuro, pero no obtiene confirmación inmediata.

Para autónomos y microempresas, la opción con envío automático puede simplificar la gestión. Otros negocios pueden utilizar un SIF no VERIFACTU que cumpla sus requisitos específicos. Invoo trabaja con envío VERIFACTU a la AEAT.

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Fechas obligatorias y quién está afectado

El calendario vigente y el cambio previsto para 2028

Verifactu ha tenido una historia normativa complicada. Inicialmente previsto para 2025, se pospuso a 2026 mediante el Real Decreto 254/2025 (BOE-A-2025-6600). Ese calendario quedó a su vez superado por el Real Decreto-ley 15/2025 (BOE-A-2025-24446), que establece las fechas actuales:

Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 que prevé trasladar las obligaciones pendientes del RRSIF a octubre de 2028. La nota habla de un cambio planificado: todavía necesita aprobarse y publicarse.

Mientras eso no ocurra, el BOE mantiene el 1 de enero de 2027 para sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto de obligados.

Si quieres entender el contexto completo, consulta Verifactu: aplazamiento previsto a octubre de 2028.

¿Te aplica Verifactu? La guía rápida

La trampa de Excel: lee esto antes de seguir

Muchos autónomos usan Excel para facturar y buscan una regla binaria. La herramienta por sí sola no resuelve la duda: hay que revisar qué hace dentro del flujo de facturación.

La Consulta Vinculante V2653-24 de la Dirección General de Tributos impide concluir automáticamente que una hoja de cálculo queda fuera. La AEAT matiza en sus preguntas frecuentes que el uso limitado para introducir datos, imprimir y conservar facturas puede no constituir un SIF.

La pregunta exacta es si la hoja procesa la información de facturación para generar directamente libros registro de IVA o IRPF, contabilidad u otras salidas de cumplimiento tributario. Introducir datos, imprimir, conservar, mantener listas sencillas o aplicar sumas y otras reglas de cálculo no la convierten automáticamente en SIF.

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Requisitos técnicos: qué hace tu software

El código QR: lo que verás en tu factura

El QR que aparecerá en tus facturas contiene información básica y no sensible: NIF del emisor, número de serie y número de factura, fecha de emisión, importe total y una URL hacia la sede de la AEAT para verificar.

El tamaño del QR es entre 30×30 mm y 40×40 mm, conforme al estándar ISO/IEC 18004 con nivel M de corrección de errores, y debe aparecer al principio de la factura. Todo esto lo gestiona tu software automáticamente. Tú no configuras nada.

Lo que sí puedes ver es el resultado. En la modalidad VERI*FACTU, el QR permite contrastar el registro remitido y la sede de la AEAT indica si lo encuentra. En la modalidad no verificable, escanear el QR no remite automáticamente la factura: el receptor puede decidir enviar sus datos a la AEAT y recibe la respuesta «Factura no verificable».

El encadenamiento de registros: por qué no puedes borrar

La parte técnica que protege la trazabilidad es el encadenamiento de registros mediante hash SHA-256. Cada registro de facturación —de alta o de anulación— incorpora su huella y datos identificativos, incluida la huella, del registro anterior generado por ese sistema para el mismo obligado tributario. Una alteración puede detectarse al comprobar la cadena; no significa que Hacienda la detecte automáticamente en ese momento.

No necesitas entender la criptografía. Solo necesitas entender la consecuencia: el registro original no se borra de la cadena. En VERI*FACTU, la AEAT recibe los registros de forma continuada. En la modalidad no verificable, el sistema los conserva localmente con firma y registro de eventos para que las alteraciones puedan detectarse.

Si te equivocas en una factura, la solución correcta es emitir una factura rectificativa. El sistema genera y encadena el nuevo registro de corrección o, cuando corresponde, de anulación, sin eliminar el registro original. Consulta nuestra guía completa sobre cómo emitir facturas rectificativas para ver el proceso paso a paso.

La declaración responsable del fabricante

Aquí hay un malentendido muy extendido que vale la pena corregir. La AEAT no certifica ni homologa ningún software de facturación. No existe un "sello oficial" que Hacienda estampe en tu programa.

Lo que sí existe es la declaración responsable del fabricante: un documento en el que el desarrollador del software declara que su producto cumple con todos los requisitos técnicos del Real Decreto 1007/2023. Esa declaración es la forma legalmente válida de acreditar el cumplimiento.

Cuando evalúes tu software actual o uno nuevo, pide la declaración responsable por escrito. Si tu proveedor no puede dártela o habla de "certificación oficial de la AEAT", algo no cuadra.

Cómo verificar el cumplimiento de tu software

Pregunta a tu proveedor: "¿Tenéis declaración responsable de cumplimiento con el RD 1007/2023?" Si la respuesta es sí, pídela por escrito con fecha y firma. Si mencionan una "certificación de la AEAT", aclárales que la AEAT no certifica software: solo existe la declaración responsable del fabricante.

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Cómo prepararte: el plan por etapas

Si eres autónomo

El primer paso es evaluar tu situación actual. ¿Qué software usas? ¿Tiene declaración responsable para la versión concreta? Si trabajas con Excel o Word, describe qué datos introduces, qué cálculos hace, qué conserva y qué reutiliza antes de decidir si debes cambiar.

El momento razonable para prepararte depende de tu volumen, tu sistema actual y la fecha que finalmente se apruebe. Prueba con margen, sobre todo las series, rectificativas y exportaciones, para resolver incidencias sin presión.

Cuando el RRSIF te resulte aplicable, tu sistema generará el QR y los registros exigidos. Podrás operar en modalidad VERIFACTU, con remisión a la AEAT, o con un sistema no VERIFACTU que cumpla sus requisitos específicos.

Si eres sociedad

El BOE mantiene hoy una fecha anterior para las sociedades, mientras Hacienda prevé trasladarla a octubre de 2028. Planifica con ambas referencias hasta que se publique la modificación anunciada.

La formación del equipo es especialmente crítica en las sociedades. Todos los empleados que emiten facturas o gestionan el TPV deben entender que no se puede borrar ni modificar una factura registrada. La única vía de corrección es la factura rectificativa. Un empleado que borra una venta del sistema está generando exactamente el problema que Verifactu intenta detectar.

Por qué anticiparse vale la pena

Probar con margen permite comprobar series, rectificativas, anulaciones y exportaciones sin depender de supuestos sobre la capacidad o los precios de los proveedores.

Además, si empiezas antes, tienes tiempo para cometer errores sin consecuencias. Tu primer mes con Verifactu activo seguramente tendrás dudas sobre las rectificativas, sobre qué opción de envío elegir, sobre cómo funciona el QR. Resolverlas antes de la fecha límite es incomparablemente menos estresante que resolverlas el día en que ya eres obligado.

El objetivo es llegar con un flujo probado y una declaración responsable correspondiente a la versión que utilizas.

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Errores frecuentes que conviene evitar

Error 1: "Todavía me queda tiempo"

Planificar la adaptación te permite comprobar el software, preparar los datos y formar al equipo con margen. El anuncio de octubre de 2028 todavía no modifica las fechas vigentes del BOE: revisa el calendario con tu gestoría y distingue la previsión de la norma aplicable.

Pregunta a tu proveedor si tiene la declaración responsable de conformidad con el RD 1007/2023 para la versión concreta que utilizas. Si todavía no está disponible, pide una fecha y un alcance por escrito para poder comparar alternativas.

Error 2: "Excel no me aplica porque es solo una hoja"

No uses una fórmula aislada como prueba. Revisa si la herramienta genera directamente libros registro de IVA o IRPF, contabilidad u otras salidas de cumplimiento tributario a partir de la información de facturación. Introducir, imprimir y conservar datos, usar listas sencillas o aplicar sumas y reglas de cálculo no basta por sí solo.

Error 3: "Mi software cumple porque lo dice en la web"

Las palabras en una web no bastan. Exige la declaración responsable por escrito, con fecha y firma del fabricante. Pide también la fecha de disponibilidad de la actualización y, si estás en proceso de migrar de software, un plan concreto de transición.

Un proveedor serio puede darte eso. Uno que evade la pregunta o habla de "homologación" o "certificación oficial de la AEAT" (que no existe) es una señal de alerta.

Error 4: "Con factura electrónica ya estoy cubierto"

Verifactu y la factura electrónica B2B son dos normativas distintas. La factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece) regula el formato de intercambio entre empresas. Verifactu regula los requisitos del software que usas para generar facturas. Puedes tener uno sin el otro. Puedes necesitar ambos. Son independientes.

Error 5: "Borro la factura mal hecha y hago una nueva"

Cuando el RRSIF resulta aplicable, esta práctica no elimina el registro original. El sistema debe mantenerlo y generar un nuevo registro de corrección o anulación dentro de su cadena. Una alteración de los registros puede detectarse al revisar la trazabilidad, pero solo la modalidad VERI*FACTU los remite de forma continuada a la AEAT.

La solución correcta es conservar la original y emitir una factura rectificativa. Si te equivocaste en el importe, en el concepto o en los datos del cliente, la rectificativa identifica la factura anterior y documenta la corrección sin borrar su registro.

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Preguntas frecuentes

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