Invoo vs Herramienta Gratuita AEAT: Comparativa Honesta 2026

"¿Para qué pagar si la AEAT ofrece una herramienta de facturación gratuita?" Es la pregunta más razonada que podemos recibir desde que la Agencia Tributaria lanzó su aplicación en octubre de 2025.

Y merece una respuesta honesta, no de marketing.

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Qué ofrece realmente la herramienta gratuita de la AEAT

Antes de comparar, hay que aclarar lo que la herramienta AEAT sí incluye, porque circula mucha información incorrecta. Varias guías afirman que no tiene catálogo de clientes o que hay que escribir todo desde cero en cada factura. Eso no es cierto según la documentación oficial.

Lo que la herramienta sí tiene

La aplicación, disponible desde el 13 de octubre de 2025 en la Sede Electrónica, incluye:

• Catálogo de clientes: puedes crear, importar y exportar tu cartera. Los datos se guardan y se recuperan en futuras facturas sin escribirlos de nuevo.
• Catálogo de productos y servicios: igual que con los clientes, guardas una vez y reutilizas en cualquier factura.
• Borradores: puedes guardar facturas incompletas por hasta 4 meses. También sirven como plantillas reutilizables.
• Series de numeración: gestionas series de facturas ordinarias, sustitutivas o rectificativas con numeración correlativa automática.
• Envío de registros de facturación a la AEAT: el sistema envía los registros directamente a Hacienda bajo el estándar Verifactu. No envía las facturas en sí, sino los registros de facturación.
• Acceso web: desde navegador, sin instalar nada. Funciona también desde el navegador del móvil, aunque sin app nativa optimizada.
• Autenticación triple: Cl@ve Móvil, certificado electrónico o DNI electrónico.

La herramienta está diseñada para autónomos, profesionales y empresas con "volumen reducido de facturas" —terminología textual de la AEAT. Eso es una descripción honesta de su público objetivo, no un eufemismo.

Lo que la herramienta no tiene

Esto sí es verificado y relevante para la decisión:

• No registra gastos deducibles ni tiene OCR para digitalizar tickets.
• No tiene dashboard de gestoría ni acceso multicliente para tu asesor.
• No genera borradores del Modelo 303 ni del Modelo 130.
• No tiene facturación recurrente automática.
• No envía recordatorios de pago a clientes.
• No tiene app móvil nativa (sí es accesible vía navegador móvil).
• No admite facturas simplificadas (tickets) ni destinatario múltiple por factura.
• No admite operaciones con regímenes especiales codificados como bienes usados/REBU (clave 03), criterio de caja (clave 05), grupo de entidades (clave 06) ni agencias de viajes mediadoras (clave 09). Tampoco está pensada para comercios en recargo de equivalencia.

Dato clave sobre Verifactu

La AEAT no emite "certificación oficial" de software Verifactu. El cumplimiento legal se acredita mediante declaración responsable del fabricante. Así funciona con la herramienta AEAT y con cualquier software del mercado, incluido Invoo.

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Resumen rápido: qué es cada opción

Herramienta gratuita AEAT

Aplicación web oficial de la Agencia Tributaria, disponible en la Sede Electrónica desde octubre 2025. Precio: €0. Incluye catálogo de clientes y productos, borradores, series de numeración y envío directo de registros a Hacienda bajo Verifactu. Sin app móvil nativa. Sin módulo de gastos. Sin acceso para gestoría. Sin facturación recurrente.

Es una opción sólida y suficiente para perfiles de bajo volumen y estructura simple. Respaldada por el Estado, no desaparecerá.

Invoo Pro

Software de facturación diseñado específicamente para autónomos españoles que trabajan con gestoría. Precio: €10,90/mes (mensual) o €9,17/mes anual (ahorro del 17%, total €109,99 al año). Un solo plan con todo incluido: facturas, clientes, productos y OCR ilimitados, dashboard de gestoría gratuito, app móvil nativa, facturación recurrente y recordatorios de pago.

Prueba gratuita del plan Pro: 14 días sin tarjeta.

¿Cuál elegir en 10 segundos?

Usa la herramienta AEAT si: Facturas pocas veces al mes a clientes en régimen general, no tienes gastos deducibles frecuentes y tu gestoría trabaja con PDFs trimestrales.

Usa Invoo si: Registras gastos de forma habitual, tu gestoría necesita visibilidad en tiempo real, facturas desde el móvil después de reuniones, o tienes facturas recurrentes y quieres que se generen solas.

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Comparación funcional: qué hace cada una en la práctica

Facturación y gestión de clientes

Herramienta AEAT: facturación completa para el perfil básico. Guardas clientes una vez, los recuperas en futuras facturas, añades productos del catálogo y la serie se numera sola. Borradores hasta 4 meses. Para quienes venían de Excel, esto es un salto real de productividad.

La limitación más relevante en este área: no admite facturas simplificadas (el tipo de factura para operaciones con consumidores finales hasta €400 IVA incluido). Tampoco cubre regímenes especiales como recargo de equivalencia o criterio de caja. Si tu actividad requiere alguno de estos supuestos, la herramienta AEAT directamente no cubre tu caso.

Invoo: facturación con catálogo completo de clientes y servicios guardados, presupuestos que se convierten en factura en un clic, facturación recurrente automática, retenciones IRPF calculadas automáticamente y descuentos por línea. Tiempo por factura: 30 segundos con clientes ya guardados. Cubre regímenes complejos: recargo de equivalencia, criterio de caja, intracomunitario, OSS/IOSS, y los tipos de factura F1, F2, F3 y R1-R5 completos.

Veredicto: para el autónomo de servicios en régimen general con pocos clientes, la AEAT cubre el caso sin problemas. Invoo gana en velocidad para volúmenes altos y en cobertura de regímenes especiales.

Gestión de gastos deducibles

Esta es la diferencia más importante para la mayoría de autónomos.

Herramienta AEAT: no existe módulo de gastos. La aplicación solo emite facturas. Cuando llega el trimestre, los gastos deducibles están donde estén: Gmail, Drive, cajones, la guantera del coche. La reconstrucción manual de gastos es responsabilidad tuya.

Según un informe de ATA publicado en diciembre de 2025, los autónomos españoles dedican una media de 200 horas anuales a trámites burocráticos, con un coste estimado de 3.000 euros en tiempo. Una parte relevante de ese tiempo se va en localizar y organizar documentación de gastos que debería estar registrada de forma automática.

Invoo: OCR ilimitado desde la app móvil. Fotografías el ticket en 30 segundos, el sistema extrae fecha, comercio e importe, y queda categorizado automáticamente. Tu gestoría ve todos los gastos en tiempo real desde su dashboard sin que hagas nada adicional. Para entender cuánto puede costar no registrar gastos correctamente, consulta nuestra guía de 15 deducciones fiscales que autónomos desaprovechan.

Veredicto: Invoo gana con claridad. La AEAT no tiene módulo de gastos. Si tienes gastos deducibles habituales (software, móvil, internet, comidas de trabajo, formación), la herramienta AEAT no te ayuda a gestionarlos.

Colaboración con gestoría

Herramienta AEAT: no tiene acceso para terceros. Tu gestor sigue recibiendo PDFs por email o WhatsApp, los descarga uno a uno, los sube a su sistema copiando datos manualmente. El flujo burocrático clásico permanece intacto.

Como detallamos en del caos de WhatsApp a la colaboración real con tu gestoría, el tiempo que un autónomo dedica a preparar y reenviar documentación para su gestor es uno de los principales focos de tiempo perdido. Con la herramienta AEAT, ese tiempo no desaparece.

Invoo: dashboard de gestoría multicliente, gratuito siempre. Tu gestor entra a un panel propio donde ve todas tus facturas y gastos en tiempo real, descarga informes trimestrales en un clic, y no necesita pedirte nada. Sin emails, sin PDFs sueltos, sin preguntas de "¿me falta algo?". Para gestorías que llevan decenas de autónomos, este panel escala mucho mejor que entrar cuenta por cuenta.

Veredicto: Invoo gana con claridad. La AEAT no ofrece ningún acceso para tu gestor. Si tu gestoría lleva tu contabilidad, la herramienta AEAT no mejora esa relación en absoluto.

Verifactu y cumplimiento fiscal

Herramienta AEAT: envía los registros de facturación directamente a la Agencia Tributaria bajo el estándar Verifactu. Cumplimiento completo con el Real Decreto 1007/2023 y el Real Decreto-ley 15/2025. Obligatorio para autónomos desde el 1 de julio de 2027 y para sociedades desde el 1 de enero de 2027.

Invoo: cumplimiento Verifactu completo en el plan Pro desde el lanzamiento, mediante declaración responsable de conformidad. Encadenamiento de registros mediante hash SHA-256 según la especificación AEAT, códigos QR generados automáticamente en cada factura, y firmas digitales conformes. También incluye TicketBAI para el País Vasco (Bizkaia, Gipuzkoa y Álava).

Veredicto: empate total. Los dos cumplen completamente con la normativa obligatoria. La diferencia no está en el cumplimiento legal, sino en las funcionalidades que rodean a la facturación. Para más detalle sobre la normativa, consulta nuestra guía completa de Verifactu para autónomos.

Regímenes de IVA y tipos de factura

Herramienta AEAT: cubre el régimen general de IVA con facturas ordinarias, sustitutivas y rectificativas. No admite facturas simplificadas y excluye los regímenes especiales codificados como bienes usados/REBU (03), criterio de caja (05), grupo de entidades (06) y agencias de viajes mediadoras (09). Tampoco está diseñada para comercios en recargo de equivalencia ni para operativa intracomunitaria.

Invoo cubre el espectro completo:

• Regímenes IVA: general, simplificado, recargo de equivalencia, criterio de caja, agencias de viajes (estándar y mediadoras), grupo de entidades, REAGP, REBU, oro de inversión, IPSI/IVA/IGIC, OSS/IOSS, exportación, intracomunitario, arrendamiento de local, certificaciones de obra, tracto sucesivo, cobros por cuenta de terceros.
• Sistemas regionales: IVA peninsular y Baleares (21% / 10% / 4% / 0%), IGIC en Canarias (0% / 1% / 3% / 7% / 9,5% / 15% / 20%; el 1% se aplica a productos petrolíferos desde 1 enero 2026) e IPSI en Ceuta y Melilla.
• Tipos de factura: F1 completa, F2 simplificada (hasta €400 IVA incluido), F3 sustitutiva, R1-R5 rectificativas (las cinco causas del Art. 80 LIVA) y presupuestos.
• Retenciones IRPF automáticas: 15% (general) o 7% reducido durante el año de inicio de actividad y los dos siguientes, siempre que no hayas ejercido actividad profesional el año anterior y se lo comuniques al pagador (Art. 95.1 Reglamento IRPF).

Veredicto: para autónomos en régimen general con facturas ordinarias, la AEAT cubre el caso. Para cualquier régimen especial, Invoo es la única opción de las dos.

App móvil y acceso

Herramienta AEAT: aplicación web accesible desde cualquier navegador, incluido el del móvil. Pero no existe app nativa para iOS ni Android. El flujo en móvil requiere autenticarse en la Sede Electrónica, navegar hasta la herramienta y trabajar en una interfaz diseñada para escritorio. Es funcional, pero no está optimizada para el uso en movimiento.

Invoo: app nativa para iOS y Android, optimizada para velocidad. Factura en 30 segundos después de cerrar una reunión, escanea tickets con OCR desde la cámara, consulta el historial mientras estás con un cliente. Está pensada para el autónomo que trabaja desde cafeterías, coworkings y oficinas de clientes.

Veredicto: Invoo gana en experiencia móvil. La herramienta AEAT es accesible desde el navegador del móvil, pero no tiene app nativa optimizada para ese uso.

Automatización

Herramienta AEAT: no tiene facturación recurrente automática. Si facturas un retainer mensual a varios clientes, escribes manualmente cada mes. No tiene recordatorios de pago automáticos. No avisa de facturas pendientes de cobro.

Invoo: facturas recurrentes configuradas una vez y generadas automáticamente cada periodo. Recordatorios de pago automáticos según las reglas que configures. Si tienes tres o cuatro clientes con cuota fija mensual, ese tiempo de facturación se vuelve cero.

Veredicto: Invoo gana. La herramienta AEAT no ofrece automatización más allá de los borradores.

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Cuándo elegir cada opción: recomendación honesta

Seamos directos aunque no nos beneficie en todos los casos.

Usa la herramienta gratuita de la AEAT si cumples estos criterios

1. Tu volumen de facturas es genuinamente bajo. Si facturas dos a cinco veces al mes de forma consistente, con poca variación en estructura o tipo de operación, la herramienta AEAT cubre ese flujo sin fricciones relevantes.

2. Tu régimen de IVA es el general y no tienes casos especiales. Si todas tus facturas son en régimen general, para clientes en España peninsular o Baleares, sin recargo de equivalencia ni criterio de caja, la AEAT te cubre legalmente sin pagar nada.

3. No tienes gastos deducibles frecuentes. Si tus gastos son mínimos y esporádicos, el hecho de que la herramienta no tenga módulo de gastos no penaliza tu situación fiscal de forma significativa.

4. Tu gestoría trabaja con PDFs trimestrales. Si tu gestor está cómodo con que le envíes los documentos cada tres meses por email, la herramienta AEAT no empeora ese flujo respecto a lo que ya hacías.

5. Priorizas el coste cero sobre la productividad. Si tu limitación principal es presupuestaria y el tiempo no es el factor crítico, €0 es difícilmente superable.

Ejemplo real para la herramienta AEAT:

Ana, traductora autónoma. Factura tres o cuatro veces al mes a dos clientes fijos en España. Precio fijo por proyecto, sin retención de IRPF (clientes particulares). Gastos mínimos: solo la cuota de autónomos y el ordenador, que ya amortizó. Su gestoría recibe los PDFs por email cada trimestre y no necesita acceso en tiempo real. La herramienta gratuita de la AEAT es perfectamente suficiente para Ana. No tiene sentido que pague €10,90 al mes.

Usa Invoo si cumples varios de estos criterios

1. Tienes gastos deducibles frecuentes. Si registras habitualmente software, móvil, internet, comidas de trabajo, formación, desplazamientos o cualquier gasto profesional deducible, no tener un sistema de registro automático te cuesta dinero. Gastos no registrados son deducciones perdidas. Un autónomo con €400-600 de gastos deducibles mensuales que no los rastrea sistemáticamente puede estar pagando entre €100 y €150 más al trimestre de lo que debería.

2. Tu gestoría necesita visibilidad en tiempo real. Si tu gestor lleva tu contabilidad y prefiere no recibir emails con PDFs cada vez que emites una factura, el dashboard de Invoo transforma esa relación. Sin intercambio manual, sin preguntas de "¿me falta algo?", sin PDFs desorganizados.

3. Facturas desde el móvil con regularidad. Si terminas reuniones y quieres enviar la factura inmediatamente, o si trabajas desde varios sitios y no siempre tienes el ordenador a mano, la app nativa de Invoo elimina esa fricción. Con la herramienta AEAT, esperas a llegar al escritorio.

4. Tienes facturas recurrentes. Si tienes uno o más clientes con cuota fija mensual, la automatización de Invoo recupera tiempo de forma inmediata y elimina el riesgo de olvidar emitir una factura.

5. Tu régimen de IVA tiene complejidad. Recargo de equivalencia, criterio de caja, intracomunitario, facturas simplificadas: si tu actividad tiene cualquier caso fuera del régimen general estándar, la herramienta AEAT directamente no cubre tu situación. Invoo sí.

Ejemplo real para Invoo:

Javier, consultor de transformación digital. Factura entre diez y doce proyectos al mes a ocho clientes, algunos en Alemania y Francia. Gastos mensuales habituales: licencias de software, cursos online, comidas de trabajo, internet y móvil (unos €450 al mes). Su gestoría lleva a veinte autónomos y le pidió explícitamente un sistema con dashboard. Trabaja desde cafeterías y coworkings y cierra proyectos en las oficinas de los clientes. Con la herramienta AEAT: sin registro automático de gastos, sin acceso para la gestoría, sin app nativa optimizada, sin recurrentes. Javier usa Invoo. Los €10,90 al mes representan menos del 1% de su facturación mensual media y le resuelven cuatro problemas reales.

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Otras comparativas que pueden interesarte

Si estás evaluando otras opciones antes de decidir, estas comparativas te ayudarán:

• Invoo vs Billin - Billin desde €6,60/mes + IVA (anual). Análisis honesto: precios reales, OCR con límites, dashboard de gestoría, Verifactu.

• Invoo vs Holded - Holded es un ERP completo desde €7,50/mes (anual). Para autónomos que evalúan si necesitan más que facturación.

• Invoo vs Quipu - Quipu con sincronización bancaria y auto-relleno de modelos AEAT. Comparativa completa de precios y funcionalidades.

• Guía completa de Verifactu - Fechas, quién está obligado, qué necesitas hacer y cómo afecta a autónomos.

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Preguntas frecuentes

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¿Facturas con regularidad, tienes gastos deducibles frecuentes o tu gestoría necesita acceso en tiempo real?

Invoo está diseñado para ese perfil. Facturas, clientes, productos y OCR ilimitados. Dashboard multicliente gratuito para tu gestoría. App nativa para iOS y Android. Facturación recurrente automática y recordatorios de pago. Cobertura completa de regímenes IVA españoles (general, simplificado, recargo de equivalencia, criterio de caja, agencias de viajes, REBU, OSS/IOSS, etc.) más IGIC en Canarias e IPSI en Ceuta y Melilla. Cumplimiento Verifactu y TicketBAI (País Vasco — Bizkaia, Gipuzkoa y Álava) mediante declaración responsable. Soporte humano por email. €10,90/mes (mensual) o €9,17/mes (anual, total €109,99/año).

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