Cómo comprobar la solvencia de un cliente antes de vender

Cuando un cliente nuevo te pide pagar a 30 o 60 días, no solo te está pidiendo una fecha. Te está pidiendo que adelantes el trabajo, los materiales, los impuestos y tus propios gastos mientras él conserva el dinero.

Por eso, vender a plazo se parece bastante a conceder una pequeña financiación. No necesitas convertir cada encargo en una investigación interminable, pero sí tomar una decisión consciente: ¿cuánto dinero estoy dispuesto a tener pendiente y qué haré si el pago se retrasa?

La respuesta no consiste en buscar una supuesta lista mágica de clientes buenos y malos. Consiste en reunir señales sencillas, hablar con la persona adecuada y limitar la primera exposición. Si el importe es relevante, puedes pedir un anticipo. Si aceptas 30 días, empieza con un límite pequeño. Los 60 días deberían ser una opción basada en historial, no una cortesía automática para alguien a quien todavía no conoces.

¿Qué significa vender a crédito a un cliente?

Si entregas un producto o terminas un servicio hoy y aceptas cobrarlo más adelante, estás financiando temporalmente al cliente. No importa que no cobres intereses ni que en tu sector sea habitual trabajar a 30 días: durante ese tiempo, el dinero sale de tu caja y el riesgo es tuyo.

En operaciones entre empresas, la Ley 3/2004 sobre morosidad establece una regla general de 30 días naturales desde la recepción de los bienes o la prestación del servicio cuando no se ha fijado un plazo. En las condiciones que permite la ley, las partes pueden pactar hasta 60 días.

Ese plazo no convierte al cliente en moroso desde el primer día ni te permite reclamar antes de tiempo. Primero debe quedar claro cuándo se entregó el trabajo, cuándo se recibió la factura y cuál era la fecha de vencimiento. Revisa también cuándo se emite una factura y qué fecha debe contener para que el calendario no dependa de una conversación ambigua.

El coste real de esperar no es solo el importe de la factura. También incluye:

• Las horas que ya has trabajado.
• Materiales, desplazamientos o colaboradores que has pagado.
• El IVA que puedas tener que declarar según la operación, aunque todavía no hayas cobrado.
• El tiempo que dedicarás a perseguir el pago.
• La oportunidad de aceptar otro trabajo o mantener una reserva de liquidez.

Antes de decir «sí, te lo dejo a 60 días», calcula cuánto dinero tendrás pendiente si el cliente encarga una segunda fase antes de pagar la primera. Ese número es tu exposición máxima inicial. Si te incomoda, no es una sensación que debas ignorar: es una señal para cambiar las condiciones.

Qué comprobar antes de aceptar el encargo

La primera comprobación no es buscar noticias negativas. Es asegurarte de que sabes con quién estás contratando.

Confirma la identidad y el NIF

Pide la razón social o el nombre completo, NIF, domicilio de facturación y datos de contacto. Si trabaja como sociedad, verifica que la denominación y el NIF coinciden con la entidad que firmará el presupuesto y recibirá la factura.

Si el cliente usa una marca comercial, pregunta qué empresa hay detrás. Una marca puede tener varias sociedades, y no es lo mismo facturar a la empresa que te presenta el proyecto que a otra entidad del grupo que no conoces.

Comprueba también que la persona que te escribe puede contratar. No hace falta exigir un documento excepcional para cada encargo, pero sí evitar que la primera señal de riesgo sea descubrir, después de entregar el trabajo, que tu interlocutor no tenía autorización.

Averigua quién aprueba y paga

Una pregunta útil es: «¿Quién valida el trabajo y quién tramita la factura?». Son personas distintas en muchas empresas. Tu contacto puede estar encantado con el resultado y, aun así, no tener capacidad para aprobar el pago.

Antes de empezar, intenta conocer:

• La persona responsable de aceptar el entregable.
• El correo o portal donde debes enviar la factura.
• Los datos que deben aparecer en la factura para que no sea rechazada.
• El día habitual de pagos o el calendario de cierre administrativo.
• Qué ocurre si falta una orden de compra o un número interno.

Esto no es burocracia por gusto. Una factura correcta enviada a la dirección equivocada puede quedar fuera del circuito y parecer impagada cuando todavía ni siquiera ha entrado en el sistema del cliente.

Pide un encargo por escrito

El presupuesto, contrato o pedido debería dejar claros el trabajo, el precio, los hitos, la fecha de entrega, el plazo de pago y qué sucede si el proyecto se amplía. También conviene acordar quién puede pedir cambios y cuándo se considera aceptado el trabajo.

No necesitas escribir un contrato de veinte páginas para un encargo pequeño. Sí necesitas evitar que el alcance, la aceptación y el vencimiento dependan solo de mensajes sueltos. Guarda la propuesta aceptada y cualquier cambio posterior.

Comprueba señales públicas razonables

Para una sociedad, el Registro Mercantil y sus servicios online pueden ayudarte a confirmar que existe, quién figura en sus órganos y qué información está disponible. El BORME permite revisar anuncios y actos publicados: cambios societarios, nombramientos, fusiones, disoluciones u otras incidencias registrales.

Estas consultas son señales, no un certificado de que cobrarás. Unas cuentas depositadas describen una situación pasada. Un cambio reciente de administrador no explica por sí solo si la empresa pagará tu factura. Y que falten cuentas no demuestra automáticamente insolvencia: puede haber retrasos registrales, obligaciones distintas o información que todavía no esté disponible.

El Registro Público Concursal es otra fuente que puedes revisar cuando el importe o el plazo lo justifiquen. Si aparecen anuncios relevantes, detén la decisión y pide asesoramiento antes de entregar una cantidad importante. Si no aparece nada, no lo interpretes como una garantía de futuro.

Cómo leer la información sin sacar conclusiones falsas

Investigar no sirve de mucho si conviertes cada señal en un veredicto. El objetivo es decidir qué condiciones son razonables para esta operación concreta.

No confundas ausencia de información con solvencia

Una empresa pequeña puede tener poca información pública y pagar puntualmente. Una empresa con una web impecable y una historia larga puede retrasar pagos. Las cuentas, los anuncios y los registros te ayudan a formular preguntas, pero la evidencia más útil suele ser el circuito real de contratación y pago.

Pregunta al cliente cómo trabaja con proveedores nuevos. ¿Paga después de aceptar el trabajo? ¿Necesita una orden de compra? ¿Tiene un portal con fechas de cierre? ¿Hace pagos semanales, quincenales o mensuales? Una respuesta concreta y coherente reduce incertidumbre; una respuesta que cambia cada vez que preguntas aumenta el riesgo.

No pidas informes de crédito sin base legal

La Ley Orgánica 3/2018 de protección de datos impone límites al uso de información sobre solvencia. No busques a cualquier autónomo o particular en un fichero porque tienes curiosidad. Si estás valorando vender con pago aplazado, debe existir una relación contractual o una solicitud real de contrato que implique financiación, pago aplazado o facturación periódica, y debes respetar las garantías y condiciones de acceso. Si la consulta provoca que no se celebre el contrato, debes informar a la persona del resultado.

Tampoco puedes pedir libremente el informe de la Central de Información de Riesgos (CIRBE) del Banco de España. CIRBE permite consultar los propios datos y sirve a entidades habilitadas dentro de sus funciones; no es un buscador abierto de deudas de terceros.

No presentes ASNEF, RAI u otro fichero como un paso obligatorio para cada cliente. Si tu decisión depende de una consulta de solvencia, documenta la razón, usa un proveedor y un procedimiento adecuados y pide asesoramiento sobre protección de datos. En muchas operaciones pequeñas es más sencillo reducir el límite, pedir un anticipo o acortar el plazo.

Convierte las señales en condiciones

La información solo debe cambiar una decisión concreta. Por ejemplo:

• Si no puedes confirmar quién contrata, no empieces hasta tener los datos correctos.
• Si el circuito de aprobación es lento, fija hitos y no acumules varias fases sin cobrar.
• Si el cliente es nuevo y el importe es alto, pide un anticipo antes de emitir la factura definitiva que cubra tus costes iniciales.
• Si hay señales públicas que requieren explicación, limita el importe y exige aceptación escrita.
• Si el cliente evita concretar el vencimiento, no aceptes un plazo indefinido.

Así evitas que la investigación se convierta en una carpeta llena de documentos que no modifica tu comportamiento.

Cómo decidir entre anticipo, 30 o 60 días

Puedes usar una regla gradual. Cuanto menos conozcas al cliente y mayor sea la exposición, más protección necesitas.

Opción 1: anticipo o pago antes de empezar

Tiene sentido cuando debes comprar materiales, reservar horas, contratar a terceros o asumir un coste difícil de recuperar. El anticipo no significa que desconfíes del cliente; significa que no quieres financiar gastos que todavía no has podido compensar.

Define por escrito qué cubre el anticipo y cuándo empieza el trabajo. Si el proyecto tiene varias fases, puedes cobrar una parte al aceptar y otra al entregar cada hito.

Opción 2: 30 días con un límite pequeño

Es una forma razonable de empezar una relación B2B si puedes asumir la espera. Fija un importe máximo pendiente: por ejemplo, no aceptar una segunda fase hasta que la primera esté pagada. El límite debe reflejar tu caja, no el entusiasmo del cliente por encargar más trabajo.

Después de cobrar una o dos facturas en fecha, puedes revisar las condiciones. Si el pago llega tarde, no aumentes automáticamente la exposición para «dar otra oportunidad».

Opción 3: 60 días después de construir historial

Sesenta días pueden ser normales en algunas empresas, pero siguen siendo dos meses de financiación. Aceptarlos tiene más sentido cuando ya conoces al cliente, el contrato es claro, el circuito de aprobación funciona y puedes mantenerte cómodo si el pago se retrasa.

Si el cliente impone 60 días desde el principio y no acepta un anticipo ni una primera fase pequeña, calcula el peor escenario antes de decir que sí. Tal vez el precio deba reflejar tu coste financiero o tal vez el encargo no encaje con tu tesorería.

Documenta el límite y reacciona pronto

Anota el importe pendiente, la fecha de vencimiento y el siguiente paso si no se paga. No esperes a que una factura lleve meses vencida para revisar lo ocurrido. Un recordatorio claro antes y después del vencimiento suele ser más eficaz que una conversación improvisada cuando ya estás preocupado.

La guía de factura rectificativa de Invoo puede ayudarte cuando detectes un error formal en una factura, pero no convierte una factura correcta en cobrable. Si el problema es un impago, conserva contrato, pedido, entregables, aceptación y comunicaciones; la guía para cobrar facturas impagadas te ayudará a ordenar el siguiente paso.

La Ley 3/2004 contempla intereses de demora y una cantidad fija de 40 euros por costes de cobro cuando se cumplen sus requisitos. No los añadas de forma automática a cualquier factura ni uses una cifra antigua: comprueba el plazo, la operación y el tipo vigente. Como referencia temporal para esta revisión, la Resolución oficial del segundo semestre de 2026 fija el tipo legal de demora comercial en el 10,40 %, pero el cálculo concreto debe verificarse cuando reclames.

Preguntas frecuentes

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