Facturas en Excel o Word: Qué Cambia con Verifactu

Llevas ocho años haciendo tus facturas en Word. Abres la plantilla, cambias el cliente, el importe y la fecha, guardas como PDF y listo. Te funciona. No es complicado y no le ves ningún problema.

Entonces alguien te menciona "Verifactu" y de repente hay fechas, códigos QR y sanciones de 50.000 euros flotando por ahí. Normal que quieras saber, de una vez, si esto te afecta a ti o si es para "las empresas grandes".

Este artículo responde exactamente eso. No en términos técnicos, sino en términos concretos: qué cambia, si tu Excel o tu Word entra dentro, y qué opciones tienes antes del 1 de julio de 2027.

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¿Por qué Excel y Word no son sistemas conformes al RRSIF?

Antes de entrar en el fondo, una aclaración técnica. Lo que coloquialmente llamamos "Verifactu" es en realidad el reglamento RRSIF (Real Decreto 1007/2023) en su conjunto, y cumplir ese reglamento es obligatorio. La modalidad de envío en tiempo real a la AEAT (la que técnicamente se llama VERI*FACTU) es voluntaria. Pero los requisitos de fondo — inalterabilidad, hash encadenado, QR — son exigibles para todos los obligados. A lo largo del artículo usamos "Verifactu" porque es el nombre que se ha popularizado, no porque sea técnicamente preciso.

Dicho esto, la pregunta de fondo es: ¿por qué un archivo de Excel o un documento de Word no puede cumplir esos requisitos, aunque seas muy cuidadoso?

La respuesta no tiene que ver con la marca ni con el precio del software. Tiene que ver con lo que el reglamento exige estructuralmente que un sistema de facturación haga, y que Excel y Word simplemente no están diseñados para hacer. Es como intentar mandar un fax con WhatsApp: no es que lo configures mal, es que son herramientas para cosas distintas.

El Real Decreto 1007/2023 establece tres obligaciones técnicas que ningún archivo de hoja de cálculo o procesador de texto puede cumplir por diseño:

• Inalterabilidad (Art. 8.2.a): los registros de facturación, una vez generados, no pueden modificarse sin que el sistema lo detecte. Un archivo de Excel puede editarse en cualquier momento sin dejar ningún rastro.
• Encadenamiento de hash (Art. 10.n): cada factura incorpora la huella digital de la anterior, formando una cadena que delata cualquier borrado o modificación. Excel no genera huellas criptográficas.
• Código QR conforme a la Orden HAC/1177/2024: el QR debe contener datos específicos firmados según especificaciones técnicas de la AEAT. No es el típico QR de enlace a una web.

No hay forma de añadir estas funciones a un Excel o Word con una fórmula extra o una macro. Son capacidades de arquitectura que solo un software específicamente desarrollado para el reglamento puede tener. Para más profundidad técnica sobre cómo funciona el reglamento, consulta nuestra guía completa de Verifactu para autónomos y pymes.

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¿A quién y desde cuándo afecta?

Las fechas vigentes son las del Real Decreto-ley 15/2025, publicado en diciembre de 2025. Hay dos plazos distintos según el tipo de obligado:

• Sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades: 1 de enero de 2027.
• Autónomos y resto de obligados (incluidos profesionales, comunidades de bienes, etc.): 1 de julio de 2027.

Antes de estas fechas, usar Excel o Word no genera la infracción del Art. 201 bis LGT. Hay tiempo real, pero no es infinito. Si quieres entender por qué se aplazó dos veces y qué implica ese historial, el artículo Verifactu aplazado a 2027: qué cambia para autónomos lo explica sin tecnicismos.

Quién queda fuera del RRSIF

El reglamento tiene excepciones reales, pero hay que conocerlas con precisión para no caer en malentendidos:

• Territorios forales: País Vasco (con TicketBAI/BATUZ en sus tres territorios históricos) y Navarra (con su régimen foral propio) tienen normativa autonómica equivalente, pero no están sujetos al RRSIF estatal.
• Obligados al SII (Suministro Inmediato de Información): grandes empresas con facturación superior a 6 millones de euros, grupos de IVA y empresas inscritas en el REDEME. Ya reportan a la AEAT en tiempo real por otra vía.
• Régimen Especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca (REAGP), salvo en los supuestos en que sí están obligados a emitir factura.
• Entidades exentas del Impuesto sobre Sociedades al amparo del Art. 9.1 Ley 27/2014 (administraciones públicas, Seguridad Social y entidades públicas análogas).
• Facturación 100% manual: talonario en papel, manuscrita, sin ningún sistema informático de por medio.

Un apunte importante sobre los módulos: estar en estimación objetiva (módulos) para el IRPF no te exime automáticamente. Si un autónomo en módulos usa Excel con fórmulas o Word con plantilla reutilizable, está sujeto al RRSIF igual que cualquier otro. La única exención real es facturar absolutamente todo en papel.

Este reglamento es distinto de la obligación de factura electrónica B2B entre empresas, que tiene su propio calendario y requisitos. Si trabajas con otras empresas como clientes, merece la pena revisar también el análisis de factura electrónica B2B obligatoria: qué cambia en 2026 y 2027.

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Lo que Excel no puede generar (aunque quisieras)

Aquí está el núcleo práctico. Aunque decidieras sentarte a configurar tu Excel durante un fin de semana entero, hay tres cosas que ese archivo nunca podrá hacer:

1. Un registro inalterable con detección de modificación (Art. 8.2.a RD 1007/2023). Cuando generas una factura en un software conforme, ese registro queda "sellado" en el sistema. Si alguien lo modifica o borra, el sistema lo detecta y registra el intento. Un archivo Excel puede editarse, renombrarse o eliminarse sin dejar rastro alguno. No es una limitación de tu versión de Excel: es la naturaleza de un archivo editable.

2. Un hash encadenado entre facturas (Art. 10.n RD 1007/2023). Cada factura en un sistema conforme genera una huella criptográfica (hash) que incorpora datos de la factura anterior. Esto crea una cadena: si modificas o eliminas la factura número 15, la cadena entre la 14 y la 16 queda rota y la AEAT lo detecta. Excel no genera huellas criptográficas. Una fórmula puede calcular el IVA, pero no puede crear ni mantener una cadena de integridad criptográfica.

3. Un código QR conforme a la Orden HAC/1177/2024. El QR que exige el reglamento no es un simple enlace generado con un plugin gratuito. Debe contener campos específicos (NIF emisor, número de serie, fecha, importe, tipo de factura) codificados según las especificaciones técnicas de la AEAT. El QR tiene que estar vinculado al hash del registro y, en la modalidad VERI*FACTU, ser verificable en tiempo real en la sede electrónica de la AEAT.

Es una cuestión de arquitectura, no de esfuerzo. Por mucho que te esmerases, Excel no fue diseñado para esto. Lo mismo aplica a Word: una plantilla rellenada a mano puede producir un documento de aspecto correcto, pero no puede generar internamente ninguno de estos tres elementos.

Un detalle adicional: la numeración correlativa de facturas también está regulada y debe mantenerse íntegra. En un sistema conforme, la numeración es automática y auditada. En Excel, puedes saltarte un número sin que nadie lo sepa.

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La única vía para seguir con Excel: máquina de escribir digital

Existe una excepción. La consulta vinculante DGT V2653-24 (27 de diciembre de 2024), confirmada por V0058-25 (3 de febrero de 2025), establece los criterios bajo los cuales Excel o Word no se consideran un Sistema Informático de Facturación (SIF) sujeto al RRSIF.

La excepción es que uses esas herramientas como si fueran una máquina de escribir digital: introduces cada dato de forma completamente manual, imprimes o exportas el resultado, y no hay ningún automatismo ni almacenamiento estructurado. En concreto, los criterios que te sacan del ámbito del RRSIF son:

• Sin fórmulas ni cálculos automáticos: ni IVA calculado con =B2*0,21, ni total sumado con =SUMA(B2:B10). Todo escrito a mano.
• Sin numeración automática: el número de factura lo escribes tú manualmente, sin ninguna serie o autoincremento.
• Sin almacenamiento estructurado de clientes o facturas: no guardas un registro de clientes, no tienes un libro de facturas en el archivo, no hay historial organizado.
• Sin macros, sin VBA, sin exportación automatizada a contabilidad o libros registro.

La excepción es más estrecha de lo que parece

Si tu Excel tiene aunque sea una fórmula de IVA o una columna de numeración automática, la excepción deja de ser aplicable. Según la DGT V2653-24, la presencia de cualquier automatismo impide descartar que el archivo sea un SIF sujeto al RRSIF. La mayoría de autónomos que usan Excel para facturar tienen al menos una fórmula. Revísalo con honestidad antes de asumir que estás fuera.

¿Cuándo tiene sentido real esta excepción? Para alguien que emite una o dos facturas al año a un cliente puntual, que rellena todo a mano y que realmente no usa ningún automatismo. Es un caso muy concreto y bastante poco habitual. Para cualquier autónomo con actividad regular, mantener este nivel de austeridad digital durante todo el año es poco práctico y aumenta el riesgo de errores.

La pregunta útil no es "¿puedo técnicamente seguir con Excel?", sino "¿tiene sentido hacerlo?". En la mayoría de los casos, la respuesta es no.

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Tus opciones para 2027 (incluida la gratuita de la AEAT)

La buena noticia es que el panorama de opciones es más sencillo de lo que parece. Y hay alternativas para todos los volúmenes y presupuestos.

Opción 1: La aplicación gratuita de la AEAT. La Agencia Tributaria publicará una aplicación propia de facturación que cumplirá el RRSIF, orientada a autónomos con un volumen muy reducido de facturas. Es una opción válida para quien emite pocas facturas al año, no tiene clientes recurrentes y no necesita funciones avanzadas. Para ver en detalle qué cubre y qué no, consulta la comparativa Invoo vs. la herramienta gratuita de la AEAT.

Opción 2: Software de facturación conforme. Para autónomos con actividad regular, clientes guardados, facturas recurrentes o necesidad de llevar un registro organizado, la opción más cómoda es un software específico. Estos programas llevan el cumplimiento del RRSIF integrado: generan el hash, el QR y el registro inalterable sin que tengas que hacer nada especial. Pagas por la comodidad de no pensar en ello.

Invoo está diseñado exactamente para este caso: facturación sin complicaciones, con tu gestoría conectada de serie desde el primer día. Sea cual sea el software que elijas, comprueba que haya presentado declaración responsable de conformidad con el RD 1007/2023 ante la AEAT (Art. 13 RD 1007/2023) — es la formalidad exigida al productor del software.

Sobre la migración desde Excel o Word

Un apunte que suele tranquilizar: migrar no significa perder ni tu historial ni a tu gestoría. Tus datos de clientes (nombre, CIF, dirección) se pueden importar en la mayoría de los software en cuestión de minutos, y si eliges un programa con panel de gestoría integrado, tu asesor accede a tu nueva configuración desde el primer día — sin que tengas que mandarle nada por email. La numeración de facturas anteriores queda en tus archivos como siempre: el RRSIF no tiene efecto retroactivo sobre facturas emitidas antes de la fecha de obligatoriedad, aunque siguen sujetas a los plazos generales de conservación (4 años según el Art. 66 LGT y 6 años según el Art. 30 del Código de Comercio).

El tiempo real que lleva configurar un software y hacer tu primera factura suele ser inferior a una hora. La curva de aprendizaje es mucho más corta que la de aprender a usar Excel para facturar en su día.

Lo único que no tiene sentido es esperarse al último momento. Migrar con calma antes de julio de 2027 te permite detectar cualquier pequeño problema sin presión, y llegar a la fecha obligatoria con tu sistema ya rodado.

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Preguntas frecuentes

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¿Usas Word o Excel para facturar y quieres migrar sin agobios antes de julio de 2027?

Invoo cumple el RRSIF de serie: el QR, el hash encadenado y el registro inalterable se generan automáticamente al emitir cada factura. Los cálculos de IVA e IRPF son automáticos. Y tu gestoría puede ver todo en tiempo real desde su propio panel gratuito, sin coste adicional para ti ni para ella.

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